# Como uso a caixa de Conversas (WhatsApp) da minha barbearia?

Fonte: https://docs.barbeiro.app/business-admin/communications/whatsapp-inbox
Perfil: Administrador
Verificado em: 2026-09-08

> Abra **Conversas** no menu lateral para ver e responder as mensagens de WhatsApp dos seus
> clientes. São duas colunas: a lista à esquerda e a conversa ao lado. No topo da lista fica a seção
> **Precisam de você**, com quem está esperando resposta; embaixo, **Todas**. Os dados do cliente
> não ficam mais numa terceira coluna — o botão **Ver cliente**, no topo da conversa, abre a ficha
> quando você precisar dela.

## Antes de começar

-   Papel necessário: **Administrador** (recepcionistas também têm acesso).
-   Você só vê conversas **da sua barbearia**.
-   As respostas saem pelo número de WhatsApp configurado em **Configurações > WhatsApp**.

> **Conversas aparece no menu mesmo sem WhatsApp Pro**
>
> O item **Conversas** fica sempre visível. Se a sua barbearia ainda não tem **WhatsApp Pro**, a
> tela abre mostrando como o atendimento funciona e o caminho para contratar, em vez de
> simplesmente sumir do menu.

> **Sem número conectado, nada entra**
>
> Tem WhatsApp Pro mas ainda não conectou um número? A tela mostra **"Conecte seu WhatsApp"** com
> o botão **Conectar WhatsApp**, que leva para **Configurações > WhatsApp**. Até
> conectar, chegam aqui apenas as conversas do chat da sua página de agendamento — nenhuma
> mensagem de WhatsApp entra ou sai.

## Acabei de conectar e a lista está vazia

É o esperado: a lista só enche quando alguém escrever para você. Enquanto isso a tela mostra o
número que está recebendo mensagens e dois atalhos para tirar a primeira conversa do zero:

-   **Copiar link** — copia o link direto do seu WhatsApp (`wa.me`) para colar na bio do Instagram,
    no seu perfil do Google e no recibo do agendamento.
-   **Testar agora** — abre uma conversa com o seu próprio número, para você ver como a assistente
    de IA atende um cliente.

## O que aparece na tela

1. **Precisam de você** (topo da lista): as conversas em que o cliente falou por último e
   ninguém respondeu. Cada uma leva um **ponto âmbar** à esquerda, e a mais urgente fica em
   primeiro — a que está mais perto de estourar o prazo de 24 horas. A conversa sai da seção
   sozinha assim que alguém responde. Não é um filtro: não há nada para ligar ou desligar.
2. **Todas**: o resto, da mais recente para a mais antiga. Cada linha traz o nome, o horário e
   a prévia da última mensagem. A prévia diz quem falou: **Você:** quando a resposta saiu da
   sua mão, **IA:** quando foi a assistente, e nada quando quem falou foi o cliente.
3. **Busca**: o campo no alto da lista procura por nome, telefone ou pelo texto das mensagens.
   O botão **Contatos**, ao lado do título, abre a lista de pessoas que já falaram com você.
4. **Conversa**: as mensagens do cliente entram à esquerda, em cinza; as suas saem à direita,
   em amarelo-claro. O horário fica **embaixo do balão**, junto de quem escreveu (**IA ·
   14:27**, ou o nome do colega que respondeu). Separadores de data ("Hoje", "Ontem")
   organizam a linha do tempo.
5. **Campo de mensagem** (embaixo): digite e pressione **Enter** para enviar (Shift+Enter
   quebra linha). Dentro do campo ficam três botões: o **cadeado** vira uma nota interna, a
   **lista** abre suas respostas prontas (digitar <code>/</code> continua funcionando) e a
   **seta** envia.

## O cliente, quando você precisar dele

Logo abaixo do nome, no topo da conversa, fica o **próximo agendamento** — o único dado que muda o
que você vai responder. O resto (total gasto, visitas, faltas, notas internas) abre no botão
**Ver cliente**, num painel por cima da conversa, e fecha quando você terminar. Funciona igual no
computador e no celular.

Dali o **próximo agendamento** abre a ficha completa: é onde você remarca ou cancela, com as mesmas
regras da agenda. **Última visita** conta apenas atendimentos já concluídos, então um horário
marcado para a semana que vem não entra nesse número.

Em **Nota interna** você registra o que o time precisa lembrar ("prefere o Diego", "sempre confirma
na véspera"). A nota fica visível para a equipe e nunca é enviada ao cliente.

## Quem está respondendo: a IA ou você

> **Aparece quando o atendimento humano está ativo na sua conta**
>
> Se a sua barbearia não tem o atendimento humano habilitado, a assistente responde tudo sozinha e
> o aviso abaixo não aparece.

Entre o nome do cliente e as mensagens fica uma faixa dizendo quem está atendendo agora e o que
acontece se você clicar:

-   **A IA está respondendo por você → Assumir**: você entra na conversa e a assistente para de
    responder ali.
-   **Você está respondendo → Devolver para a IA**: a assistente volta a responder essa conversa.

Você não precisa clicar antes de escrever: **ao enviar uma mensagem, a IA pausa nessa conversa
automaticamente**. A faixa é o caminho de volta.

## O número ao lado de "Conversas" no menu

Esse número conta **quantas conversas estão esperando uma pessoa** — não quantas mensagens você
ainda não leu.

A diferença importa. Quase toda conversa da sua barbearia é resolvida pela assistente sozinha: o
cliente pergunta, ela responde, ele agenda, e ninguém da equipe precisa abrir nada. Se o número
contasse mensagens não lidas, ele cresceria para sempre e mostraria justamente as conversas em que
deu tudo certo.

Uma conversa entra nessa conta quando:

-   **o cliente pede para falar com alguém** — "quero falar com um atendente", "tem alguém aí?";
-   **a assistente não conseguiu responder a tempo** e passou o atendimento para a equipe;
-   **alguém clicou em Assumir** naquela conversa.

E sai da conta assim que uma pessoa atende: basta **abrir a conversa no painel**, responder por
aqui, ou responder pelo WhatsApp da loja no seu próprio celular.

> **O número é da loja inteira, não seu**
>
> Quem abrir a conversa primeiro tira ela da fila para todo mundo. É a mesma ideia da fila do
> balcão: uma pessoa atende, e o próximo da equipe já vê que aquele cliente foi atendido.

## O que a IA lembra da conversa

A assistente responde lendo **o atendimento atual** — a conversa que está acontecendo agora, com a
data e a hora de cada mensagem. Um contato do mesmo cliente semanas atrás não entra nessa leitura, e
é assim de propósito: um "pode ser amanhã às 14h" dito em outro dia não pode virar decisão de hoje.

Na prática:

-   **Cliente voltou depois de horas ou dias** — a assistente sabe que ele já falou com você antes e
    em que dia foi, mas não repete o que foi combinado naquele contato. Se ele citar algo de lá, ela
    consulta a agenda em vez de deduzir.
-   **Suas notas internas nunca são lidas pela IA.** Elas continuam sendo só para o time.
-   **Os lembretes automáticos (⚡) também não** entram na leitura — eles são avisos do sistema, não
    conversa.

Se você quiser que a assistente saiba algo de forma permanente ("estacionamento na esquina", "não
atendemos criança"), coloque em **Configurações → Assistente de IA**: é de lá que ela tira o que
vale para todos os atendimentos.

## Mensagens automáticas (⚡)

As notificações que o sistema envia sozinho — confirmação de reserva, lembretes, avisos de
assinatura — também aparecem nas conversas, no meio da linha do tempo, com o rótulo **⚡ modelo** e o
nome do modelo enviado. Na lista, a prévia dessas conversas começa com **Automático:**. Elas nunca
entram em **Precisam de você**: um lembrete sem resposta não é alguém esperando por você. Quando o
cliente responde a uma notificação, a conversa vira uma conversa normal.

## A janela de 24 horas do WhatsApp

O WhatsApp só permite resposta livre em até **24 horas** após a última mensagem do cliente. Quando o
prazo está terminando, aparece um aviso logo acima do campo de mensagem dizendo quanto tempo resta —
e essas conversas ficam no topo de **Precisam de você**. Quando a janela fecha, o campo de texto é
substituído pela opção de enviar um **modelo aprovado**; o texto que você digitou fica guardado e
volta se o cliente responder de novo.

## Perguntas frequentes

**Por que uma conversa está apagada/esmaecida?** É uma conversa só de notificações automáticas —
o cliente ainda não respondeu. Ela ganha destaque normal assim que ele mandar qualquer mensagem.

**Uma conversa apareceu em "Precisam de você" e eu não fiz nada. Como ela sai?** Respondendo. A
seção lê a conversa, não uma marcação: assim que sair uma resposta sua ou da IA, a conversa desce
para **Todas** sozinha.

**A IA acabou de receber a mensagem e a conversa não subiu.** A assistente tem alguns minutos para
responder antes de a conversa ser considerada parada. Se ninguém estiver com a conversa (nem a IA,
nem um colega), ela sobe na hora.

**Sumiu o cronômetro de 24 horas do topo da conversa.** Ele saiu de lá de propósito: o aviso agora
aparece só quando o prazo está acabando, junto do campo onde você vai responder. Enquanto houver
tempo de sobra, não há nada para avisar.

**Cadê a coluna do cliente que ficava à direita?** Virou o botão **Ver cliente**, no topo da
conversa. O próximo agendamento continua sempre visível, embaixo do nome.

**Por que não consigo digitar em uma conversa?** A janela de 24h fechou. Envie um modelo aprovado
ou aguarde o cliente escrever de novo.

**O balão mostra só o nome do modelo, não o texto completo.** Modelos aprovados pela Meta (reserva,
assinatura) exibem o rótulo do modelo; o texto integral fica no WhatsApp do cliente.

**O cliente aparece dizendo só "Confirmar" ou "Cancelar".** Ele tocou em um botão de confirmação
enviado pela assistente (por exemplo, para confirmar um agendamento). O toque entra na conversa como
uma mensagem normal do cliente, seguida da resposta da assistente ("✅ Confirmado!"), então o
histórico mostra exatamente o que ele viu no celular.

## Leia também

- [WhatsApp: avisos e lembretes para seus clientes](https://docs.barbeiro.app/business-admin/settings/whatsapp)
- [Como vejo os e-mails que foram enviados aos meus clientes?](https://docs.barbeiro.app/business-admin/communications/view-sent-emails)