# Como registrar uma despesa

Fonte: https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/record-expense
Perfil: Administrador
Verificado em: 2026-08-21

> Acesse **Despesas** no menu lateral (grupo **Financeiro**), toque em **Adicionar despesa**, informe o **valor**, a **categoria** e a **forma de pagamento**, e escolha o status: **Paga** (já saiu o dinheiro) ou **A pagar** (vai vencer mais pra frente).

## Antes de começar

-   Você precisa ter perfil de **administrador do estabelecimento**. Recepção e profissionais **não** veem a tela de Despesas.
-   A página fica em **Despesas**, no grupo **Financeiro** do menu lateral.
-   Você **não** precisa estar com o caixa aberto. Despesas são independentes do caixa do dia — uma conta paga por Pix, transferência ou boleto entra aqui sem mexer na gaveta.

> **Despesa não é movimentação de caixa**
>
> A tela de **Despesas** controla os gastos do negócio (aluguel, salários, fornecedores, impostos,
> contas). É separada do **Caixa**. Se você tirou dinheiro da gaveta pra pagar algo na hora, isso
> é uma **sangria** no Caixa — veja [Registrar movimentação de
> caixa](../cash-register/record-cash-movement). Os dois registros **não** são sincronizados
> automaticamente.

> **A mesma tela serve para conta que se repete**
>
> **Nova despesa** é o único ponto de entrada. Se o gasto se repete (aluguel, diarista,
> mensalidade), ligue a chave **Esta despesa se repete?** dentro da própria tela e configure a
> frequência — veja [Criar despesas recorrentes](./recurring-expenses).

## Passo a passo

1. No menu lateral, dentro do grupo **Financeiro**, toque em **Despesas**.

2. Toque em **Nova despesa** no topo da tela.

3. Informe o **valor** em reais (ex.: `1500,00`).

4. Escolha a **categoria** da despesa (Aluguel, Salários, Fornecedores, Impostos, Utilidades,
   Marketing ou Outros — ou uma categoria que você mesmo criou).

5. Escolha a **forma de pagamento**: **Dinheiro**, **Pix**, **Transferência**, **Cartão**,
   **Boleto** ou **Outro**.

6. Defina o **status**: - **Paga** — o dinheiro já saiu. Use para gastos que você já quitou. - **A
   pagar** — é uma conta que ainda vai vencer. Nesse caso, informe também a **data de vencimento**.

7. Informe a **data da despesa** (quando o gasto aconteceu ou foi lançado).

8. Se quiser, **anexe o boleto** ou a nota fiscal em **Boleto ou nota**. Aceita PDF ou imagem, até
   5 MB.

9. Se quiser, preencha os campos opcionais: uma **descrição** (ex.: "Energia — conta de maio") e o
   **nome do fornecedor**.

10. Salve. A despesa passa a aparecer na lista da tela de Despesas.

_(Inserir captura de tela: `../_assets/business-admin/record-expense-1.png`)_

## O que acontece em seguida

-   A despesa entra na lista de despesas do estabelecimento, com valor, categoria, forma de pagamento e status.
-   Se você marcou **Paga**, ela já fica registrada como gasto quitado.
-   Se você marcou **A pagar** e informou uma **data de vencimento**, ela aparece também na visão de **contas a pagar** — veja [Acompanhar contas a pagar](./track-bills-to-pay).
-   Você pode filtrar e revisar as despesas por categoria e por período direto na tela.
-   Se você anexou um boleto ou nota, o arquivo aparece como link na linha da despesa — dá para abrir sem precisar entrar no lançamento.

## Atenção aos detalhes

> **Tem mais de uma unidade? Escolha a unidade da despesa**
>
> Se o seu negócio tem **mais de uma unidade**, o formulário mostra o campo **Unidade**. Use-o
> para dizer a que unidade a despesa pertence (ex.: **aluguel** da unidade São Miguel) — assim ela
> entra no resultado (DRE) e no fluxo de caixa **daquela unidade**. Deixe em **Sem unidade
> (negócio todo)** para custos do negócio inteiro (ex.: contador, assinatura de software) — nesse
> caso a despesa **não entra no total de nenhuma unidade**: ela aparece na faixa **Sem unidade**
> enquanto você estiver vendo uma unidade, e nos números normais quando você estiver vendo **todas
> as unidades**. O campo já vem preenchido com a unidade que você está visualizando no momento;
> troque se precisar. Negócios com uma só unidade não veem esse campo.

> **A pagar precisa de data de vencimento**
>
> Para uma despesa aparecer na lista de **contas a pagar**, ela precisa estar com status **A
> pagar** e ter uma **data de vencimento**. Sem a data de vencimento, ela fica registrada, mas não
> entra no acompanhamento de vencimentos.

> **Despesa não é descontada do faturamento na tela de Caixa**
>
> Registrar uma despesa aqui **não** altera o faturamento nem os totais do **Caixa**. Hoje a
> plataforma ainda **não** calcula lucro (DRE) cruzando faturamento e despesas. A tela de
> Despesas é o seu controle de gastos, separado do caixa.

> **Use o fornecedor e a descrição para se organizar**
>
> Preencher o **nome do fornecedor** e uma **descrição** curta ajuda muito a achar e conferir
> gastos depois — principalmente quando você tem várias contas do mesmo tipo no mês.

## Perguntas frequentes

**Preciso abrir o caixa para registrar uma despesa?**
Não. Despesas são independentes do caixa. Você pode lançar uma conta paga por boleto, Pix ou transferência sem ter caixa aberto.

**Paguei a conta em dinheiro tirado da gaveta. Registro como despesa ou como caixa?**
Depende do que você quer controlar. Para o controle de gastos do negócio, registre como **despesa** aqui. Para refletir a saída de dinheiro físico da gaveta, registre uma **sangria** no Caixa. Como os dois não são sincronizados, se quiser os dois controles, registre nos dois lugares.

**Lancei uma despesa errada. Consigo corrigir?**
Sim. Abra a despesa na lista e edite os dados (valor, categoria, forma de pagamento, status, datas).

**Posso lançar uma despesa de um dia passado?**
Sim. Basta ajustar a **data da despesa** para a data correta em que o gasto aconteceu.

**A despesa aparece no relatório de lucro?**
Ainda não. A plataforma registra e organiza suas despesas, mas ainda **não** gera DRE nem cálculo automático de lucro.

## Relacionados

-   [Acompanhar contas a pagar](./track-bills-to-pay)
-   [Criar despesas recorrentes](./recurring-expenses)
-   [Gerenciar categorias de despesa](./manage-expense-categories)
-   [Registrar movimentação de caixa](../cash-register/record-cash-movement)

## Leia também

- [Como acompanhar contas a pagar e dar baixa](https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/track-bills-to-pay)
- [Como criar despesas recorrentes](https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/recurring-expenses)
- [Como gerenciar categorias de despesa](https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/manage-expense-categories)
- [Como registrar uma movimentação de caixa (sangria, depósito, fundo de troco)](https://docs.barbeiro.app/business-admin/cash-register/record-cash-movement)