# Como acompanhar contas a pagar e dar baixa

Fonte: https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/track-bills-to-pay
Perfil: Administrador
Verificado em: 2026-08-21

> A tela de **Despesas** abre com o bloco **Precisa de você**: o que venceu, o que vence hoje e a próxima cobrança de cada recorrência. Cada linha tem o botão **Dar baixa** — não é mais preciso abrir a despesa e trocar o campo de situação.

## Antes de começar

-   Você precisa ter perfil de **administrador do estabelecimento**.
-   A conta precisa ter sido registrada com status **A pagar** e uma **data de vencimento**. Veja [Registrar uma despesa](./record-expense).
-   A página fica em **Despesas**, no grupo **Financeiro** do menu lateral.

> **O que conta como “conta a pagar”**
>
> Uma **conta a pagar** é simplesmente uma despesa que ainda não foi quitada — status **A pagar**
> com uma **data de vencimento**. É o seu controle de boletos, fornecedores e contas que vencem ao
> longo do mês.

## Precisa de você

O primeiro bloco da tela reúne, numa lista só, tudo que depende de uma decisão sua hoje:

-   **Vencidas** — passaram da data e continuam abertas. Aparecem em vermelho, com quantos dias de atraso.
-   **Vencem hoje** — estão no prazo, e por isso não são marcadas como atrasadas.
-   **Previstas** — a próxima cobrança de cada recorrência ativa. Elas **ainda não existem** como despesa: são criadas automaticamente na data do vencimento.

Cada linha mostra de qual recorrência veio a cobrança (por exemplo, _todo mês, dia 20_) e traz a ação certa para o estado dela: **Dar baixa** para o que já existe, **Lançar agora** para o que ainda é previsto.

> **Bloco vazio é boa notícia**
>
> Quando não há nada vencido nem vencendo, o bloco mostra **Nada a pagar agora**. Isso não é erro
> — é o retrato de que as contas do momento estão em dia.

## Dar baixa numa conta

1. No menu lateral, dentro do grupo **Financeiro**, toque em **Despesas**.

2. Encontre a conta — no bloco **Precisa de você** ou na lista do mês, logo abaixo — e toque em
   **Dar baixa**.

3. Confira o **valor pago**. Ele já vem preenchido com o valor lançado; se você pagou outro valor
   (juros, desconto), ajuste aqui — a despesa é atualizada junto com a baixa.

4. Confirme a **data do pagamento** (vem com a data de hoje) e a **forma de pagamento**. Se o
   negócio tem mais de uma unidade, você também escolhe a **unidade** a que o custo pertence.

5. Se quiser, anexe o **comprovante** (PDF ou imagem). É opcional — dar baixa sem comprovante é
   perfeitamente normal.

6. Toque em **Confirmar pagamento**. A conta passa a **Paga** e sai da lista de contas a pagar.

_(Inserir captura de tela: `../_assets/business-admin/bills-to-pay-1.png`)_

> **Errou? Dá para desfazer**
>
> Logo depois de confirmar aparece um aviso com o nome da conta e o que foi registrado — por
> exemplo _"SIMPLES Nacional paga · R$ 842,30 em 20/08 via PIX · próxima em 20/09"_ — e o botão
> **Desfazer**. Um toque e a conta volta para **A pagar** com o valor de antes. Mais tarde, o
> mesmo está no menu **⋯** da linha, em **Desfazer baixa**.

## Dar baixa em várias contas de uma vez

Se você pagou um bolo de boletos no mesmo dia:

1. Na lista do mês, marque a caixinha de cada conta que já foi paga.

2. Aparece uma barra com quantas contas você selecionou e o total. Toque em **Dar baixa em N**.

3. Informe a **data** e a **forma de pagamento** — elas valem para todas as contas selecionadas.
   Toque em **Confirmar pagamento**.

> **Na baixa em lote não se altera o valor**
>
> Cada conta é quitada pelo valor que está lançado. Se uma delas veio com valor diferente, dê
> baixa nela separadamente para poder ajustar. Se alguma conta da seleção já tinha sido paga por
> outra pessoa, o sistema avisa quantas não puderam ser alteradas e conclui as demais.

## Duas formas de ler o resto: Linha do tempo e Extrato

Abaixo do resumo há um botão com duas opções. Elas mostram os mesmos dados
respondendo perguntas diferentes — e a escolha fica no endereço da página, então
dá para mandar o link do que você está vendo.

### Linha do tempo (padrão)

Responde **"o que sai do caixa, e quando"**. No topo aparece quanto sai nos
próximos 30 dias, e abaixo as contas vêm enfileiradas por vencimento, em blocos:

-   **Atrasadas** — em vermelho, com os dias de atraso.
-   **Hoje**
-   **Esta semana**
-   **Próximas semanas**
-   **Previstas pelas recorrências** — em cinza tracejado, com **Lançar agora**.
-   **Pagas neste mês** — as últimas quitadas **pela data do pagamento**, com link para o extrato
    completo.

> **Paguei a conta e ela não apareceu em “Pagas neste mês”?**
>
> O bloco **Pagas neste mês** lista o que **saiu da sua conta** no mês — pela **data do
> pagamento**. Já o **extrato** organiza as despesas pelo mês a que elas **se referem** (a data da
> despesa). Uma conta de **julho** que você pagou em **agosto** entra em **Pagas neste mês** de
> agosto e continua no **extrato de julho**. Ao dar baixa numa conta de outro mês, o app avisa em
> qual extrato ela ficou.

Aqui a baixa acontece **dentro da própria linha**: toque em **Dar baixa** e o
formulário abre logo abaixo, sem cobrir a lista. Confirme valor, data, forma de
pagamento e comprovante e toque em **Dar baixa** de novo.

> **Vendo uma unidade só? Fique de olho na faixa “Sem unidade”**
>
> Quando você está com **uma unidade** selecionada no topo da tela, os números mostram apenas as
> despesas **daquela unidade**. As despesas lançadas como **Sem unidade (negócio todo)** aparecem
> numa faixa própria, com o total e o link **Ver todas as unidades** — elas não entram no total da
> unidade, de propósito, para o mesmo custo não ser contado duas vezes.

> **A coluna da direita**
>
> No computador, ao lado da linha do tempo aparecem três painéis: **Saída prevista do mês** (com a
> divisão entre pago e a pagar), **Por categoria** (para onde o dinheiro foi, com link para o
> orçamento) e **Recorrentes ativas**, onde você pode lançar a próxima cobrança de uma regra ou
> pausá-la sem sair da página.

### Extrato

Responde **"quanto eu gastei em agosto"**. É a lista do mês, com navegação de mês
a mês:

-   Abas **Todas**, **A pagar**, **Pagas** e **Previstas**.
-   Busca por **fornecedor ou descrição** e filtro por **categoria**.
-   As linhas ficam agrupadas por dia, com o total gasto naquele dia.
-   As **previstas** aparecem no fim, em cinza tracejado, com a data em que serão geradas.

## Resumo no topo da tela de Despesas

A tela principal de **Despesas** traz um resumo em cartões:

-   **Total do período** — quanto o negócio gastou no período escolhido (este mês, mês passado ou
    últimos 90 dias), com a comparação contra o período anterior de mesmo tamanho e um gráfico das
    últimas 12 semanas.
-   **Vencem em 7 dias** e **Vencidas** — retratos de **hoje**: não mudam quando você troca o
    período. **Toque no cartão** para filtrar a lista e ver exatamente quais contas são.
-   **Maior categoria** — para onde o dinheiro mais foi no período.
-   **% da receita** — quanto da receita do período as despesas consumiram. Subir é sinal de
    atenção, por isso a seta para cima aparece em vermelho.

## Previsão de contas a pagar

Na página **Recorrentes** há um painel de **previsão**: ele soma o que você já tem lançado com o que
as suas recorrências ainda vão gerar, para os próximos **30, 60 ou 90 dias**.

Cada linha vem marcada:

-   **Lançado** — a conta já existe. Dá para dar baixa ou editar hoje.
-   **Previsto** — a cobrança ainda vai ser criada, na data indicada. Ela **não existe** como
    despesa ainda, então não aparece em relatório nem em nenhum total de gasto até chegar o dia.

> **Previsto não é dívida lançada**
>
> O previsto serve para você enxergar o que vem pela frente e se programar. Ele não entra em
> nenhum relatório de despesa, nem no orçamento, nem no resultado — só vira despesa de verdade no
> dia da cobrança, ou quando você usa **Lançar agora**. Veja [Criar despesas
> recorrentes](./recurring-expenses).

## O que acontece em seguida

-   Ao dar baixa, o status muda de **A pagar** para **Paga** e fica registrada a data, a forma de
    pagamento e o comprovante.
-   A conta deixa de aparecer nas contas a pagar e no bloco **Precisa de você**.
-   O registro continua no extrato, agora como gasto pago.
-   Contas que ainda não venceram continuam esperando o pagamento.

## Atenção aos detalhes

> **Sem data de vencimento, não entra na lista**
>
> Uma despesa **A pagar** que ficou **sem data de vencimento** não aparece nas contas a pagar. Se
> você quer acompanhar o vencimento, edite a despesa e informe a **data de vencimento**.

> **Dar baixa não mexe no caixa**
>
> Dar baixa registra o pagamento na tela de **Despesas**, mas **não** mexe no **Caixa** nem no
> dinheiro da gaveta. Se você pagou em dinheiro do caixa, registre também uma **sangria** no Caixa
> — veja [Registrar movimentação de caixa](../cash-register/record-cash-movement). Os dois
> controles não são sincronizados.

> **A baixa vale só para aquela cobrança**
>
> Dar baixa numa cobrança que veio de uma recorrência quita **apenas aquela**. A próxima entra
> normalmente como **A pagar** na data seguinte — a recorrência continua ativa.

> **Despesas recorrentes viram contas a pagar sozinhas**
>
> Se você configurou uma despesa recorrente (aluguel, mensalidade), todo mês o sistema cria
> automaticamente uma nova conta **A pagar** com vencimento — ela aparece aqui sem você precisar
> lançar. Veja [Criar despesas recorrentes](./recurring-expenses).

## Perguntas frequentes

**Onde vejo só as contas que ainda preciso pagar?**
No bloco **Precisa de você**, no topo da tela; na **Linha do tempo**, que enfileira
tudo por vencimento; e na aba **A pagar** do extrato do mês.

**Qual das duas visões devo usar?**
A **Linha do tempo** para tocar o dia a dia — ela responde o que vence e quando.
O **Extrato** quando você precisa procurar um lançamento específico, filtrar por
categoria ou dar baixa em várias contas de uma vez.

**Paguei a conta. Como dou baixa?**
Toque em **Dar baixa** na linha da conta, confira valor, data e forma de pagamento,
e confirme. Na Linha do tempo o formulário abre dentro da linha; no Extrato e no
bloco **Precisa de você**, num painel lateral. Os campos são os mesmos.

**Paguei um valor diferente do lançado. E agora?**
Ajuste o campo **Valor pago** no painel de baixa. A despesa passa a valer esse novo valor.

**Dei baixa sem querer. Dá pra voltar?**
Sim. Use **Desfazer** no aviso que aparece logo após confirmar, ou **Desfazer baixa** no menu **⋯**
da linha. A conta volta para **A pagar**.

**A cobrança da recorrência ainda não apareceu e eu já paguei. O que faço?**
Use **Lançar agora** na linha **Prevista** e escolha _Lançar e dar baixa agora_. A cobrança entra já
paga e **não** é duplicada quando a data chegar.

**Uma conta venceu e não paguei. O que acontece?**
Nada é cobrado automaticamente — a plataforma não paga contas por você. A despesa continua **A pagar**, agora marcada como **Vencida**, até você dar baixa.

**Dar baixa aparece no faturamento ou no lucro?**
Não. O pagamento de uma conta é registrado como despesa, mas a plataforma ainda **não** cruza despesas com faturamento para calcular lucro (DRE).

## Relacionados

-   [Registrar uma despesa](./record-expense)
-   [Criar despesas recorrentes](./recurring-expenses)
-   [Gerenciar categorias de despesa](./manage-expense-categories)
-   [Registrar movimentação de caixa](../cash-register/record-cash-movement)

## Leia também

- [Como registrar uma despesa](https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/record-expense)
- [Como criar despesas recorrentes](https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/recurring-expenses)
- [Como gerenciar categorias de despesa](https://docs.barbeiro.app/business-admin/expenses/manage-expense-categories)
- [Como registrar uma movimentação de caixa (sangria, depósito, fundo de troco)](https://docs.barbeiro.app/business-admin/cash-register/record-cash-movement)