Administrador · Lista de espera
Como gerenciar a lista de espera
Acompanhe quem está esperando uma vaga, avise o cliente quando abrir horário e mantenha sua agenda sempre cheia.
Antes de começar
- O cliente precisa ter telefone cadastrado para receber aviso por WhatsApp ou ligação.
- Você precisa do perfil de administrador para avisar manualmente ou remover entradas da lista.
Para que serve a lista de espera
Quando sua agenda está cheia em um dia que o cliente queria, ele entra na fila. Se abrir uma vaga (por um cancelamento, por exemplo), o sistema avisa o cliente automaticamente com o horário que abriu, o profissional e um link para reservar — e o cliente que chegar primeiro garante a vaga.
Como a tela é organizada
No menu lateral, abra Negócio e toque em Lista de espera. Embaixo do título, uma linha resume o tamanho da fila: "7 na fila · 3 avisados sem resposta".
Quando alguém foi avisado há mais de um dia e não respondeu, um painel âmbar aparece no topo com a frase e o atalho Ver avisados — é a ligação que vale a pena fazer agora.
Use os chips para mudar a visão. As mesmas quatro palavras aparecem no chip, na linha e no selo de situação:
- Todas — a fila viva (quem está na fila + quem foi avisado)
- Na fila — quem ainda não foi avisado
- Avisados — quem já foi avisado e ainda não respondeu
- Encerradas — quem agendou, teve o prazo vencido ou saiu da fila (chip tracejado, ao lado dos demais)
Use a busca para encontrar alguém na hora, digitando parte do nome ou do telefone. Ao lado dela, o botão de ordenação alterna entre Mais tempo na fila (padrão) e Entrou por último.
No computador, a fila é uma tabela com as colunas Cliente · Quer · Com quem · Na fila há · Situação. No celular, a mesma informação vira um cartão por pessoa — é o mesmo conteúdo, não uma opção que você escolhe.
O que cada linha mostra
- Cliente — nome e o contato (telefone; se não houver, o e-mail).
- Quer — a data desejada e os serviços pedidos.
- Com quem — o profissional escolhido ou Qualquer um.
- Na fila há — há quanto tempo a pessoa espera. Nas entradas encerradas vira esperou 2 dias.
- Situação — Na fila, Avisado, Agendou ou Encerrada. Em quem foi avisado, a linha de baixo mostra o tempo que falta; nas encerradas, o motivo (prazo vencido ou saiu da fila).
Avisar um cliente manualmente
Quando você percebe uma vaga que o sistema não detectou (um encaixe, um cancelamento anotado por telefone), avise o cliente direto pela linha:
Informe o horário da vaga que abriu (ex.: 15:00). Quando a entrada tem profissional definido, o diálogo mostra os horários livres na agenda como sugestões — toque em um para preencher. Você também pode digitar qualquer horário (um encaixe, por exemplo); se ele não aparecer livre na agenda, um aviso alerta, mas não bloqueia.
Confirme. O cliente recebe um e-mail com a data, o horário e o link para agendar — e também WhatsApp, quando a entrada tem profissional definido e seu plano tem notificações de WhatsApp ativas. A situação muda para Avisado.
Para um contato mais pessoal, toque em WhatsApp — a conversa já abre com uma mensagem pronta avisando da vaga; é só enviar.
Aviso automático continua funcionando
O botão Avisar é um complemento. Quando um cancelamento abre vaga na data pedida, o sistema continua avisando todo mundo sozinho — por e-mail e, se seu plano tiver notificações de WhatsApp ativas, também por WhatsApp com o horário exato.
A fila também aparece na agenda
Você não precisa mais lembrar de abrir esta tela. Na Agenda, a faixa Fila do dia mostra o contador ◇ Na espera com quantas pessoas pediram aquele dia e ainda não têm horário. Toque nele para ver quem é; em cada linha, Encaixar já abre a nova reserva com o cliente e o dia preenchidos.
É a mesma fila, em dois lugares
O contador da agenda e esta tela contam a mesma coisa — quem está Na fila e ainda dentro do prazo. A agenda mostra só o período que está na tela; aqui você vê a fila inteira, com o histórico e os filtros.
Se você tem mais de uma unidade
Cada entrada guarda a unidade que o cliente escolheu na hora de entrar na fila. Quem não escolheu nenhuma fica como qualquer unidade e aparece na fila de todas — é o mesmo comportamento de quem não escolhe profissional.
Vaga em uma unidade não avisa a fila da outra
Quando abre uma vaga, o aviso vai para quem pediu aquela unidade e para quem não escolheu nenhuma. Assim ninguém é chamado para um endereço onde não pediu para ser atendido.
Entrar em contato com o cliente
- WhatsApp — abre a conversa com uma mensagem pronta (diferente para quem está na fila e para quem já foi avisado).
- Ligar — fica no menu ··· da linha e abre o telefone direto no contato.
Cliente sem telefone
Se o cliente foi cadastrado só com e-mail, Ligar e WhatsApp não aparecem, e a linha mostra o e-mail no lugar do telefone. Para ativar, abra o cadastro do cliente e adicione o telefone.
Remover um cliente da fila
Na linha de um cliente Na fila, toque no menu ··· no fim da linha (no celular, no canto superior direito do cartão).
Só dá para remover quem está na fila
A opção de remover só aparece na situação Na fila. Quem já foi avisado, agendou, teve o prazo vencido ou saiu fica em Encerradas e não pode ser apagado por aqui.
Entendendo as situações
- Na fila — cliente esperando abrir vaga.
- Avisado — o cliente foi avisado que abriu horário, e a linha mostra quanto tempo falta.
- Agendou — cliente conseguiu marcar e saiu da fila.
- Encerrada — a entrada saiu da fila viva, seja porque o prazo venceu ou porque saiu da fila.
Perguntas frequentes
Como um cliente entra na lista de espera? O cliente pode se inscrever na página de agendamento do seu negócio quando não encontra horário livre. Sua equipe também pode pedir ao assistente do painel: "coloca o João na lista de espera de sábado, corte de cabelo".
O sistema avisa o cliente sozinho quando abrir vaga? Sim. Quando um cancelamento abre uma vaga na data que o cliente pediu, o sistema avisa automaticamente por e-mail — e também por WhatsApp, quando as notificações por WhatsApp estão ativas no seu plano. O WhatsApp só sai quando o cliente escolheu um profissional; quem pediu "qualquer um" recebe só e-mail.
Qual a diferença entre o aviso automático e o botão Avisar? Só quem detecta a vaga. O automático dispara quando o sistema vê um cancelamento ou fechamento; o botão Avisar é para quando você enxerga uma vaga que o sistema não viu (um encaixe, um cancelamento por telefone) — você informa o horário e o cliente recebe o mesmo aviso, com data, horário e link.
Por quanto tempo o cliente fica na fila? Até um dia depois da data que ele pediu. Depois disso, a entrada aparece como Encerrada com o motivo prazo vencido.
Posso ver quem já saiu da fila? Sim. Toque no chip tracejado Encerradas — ou no atalho ver quem já saiu da fila logo abaixo da lista.
A recepção pode avisar e remover? Não. Quem não tem essas permissões vê a fila inteira e um aviso explicando que avisar e remover são do dono; Ligar e WhatsApp continuam disponíveis.
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