Entrada de mercadoria: registrar compras e o custo dos produtos

Disponível nos planos Pro e Enterprise

A área de Produtos — catálogo, estoque, entrada de mercadoria, inventário e fornecedores — faz parte dos planos Pro e Enterprise. No plano Grátis o menu continua visível: ao abrir, você vê o que a área oferece e pode assinar na hora. Quem já vende produtos hoje não perde nada, e nenhum dado é apagado se o plano mudar.

Por que isso importa mais do que parece

O relatório de estoque calcula margem como preço de venda menos preço de custo. Sem custo cadastrado, o produto simplesmente fica de fora da conta — sua margem aparece incompleta. Registrar a entrada resolve isso sem trabalho extra: o custo entra junto com a mercadoria, em vez de ser um campo que alguém precisa lembrar de preencher depois.

Registrar uma entrada

Abra Nova entrada

Em Produtos → Entrada de mercadoria, toque em Nova entrada.

Escolha o fornecedor (opcional)

Se você já cadastrou o fornecedor, selecione. Se comprou no atacado e não quer cadastrar ninguém, deixe em branco — a entrada vale do mesmo jeito.

Informe a nota e a data de chegada

O número da nota é opcional e serve para você achar essa entrada depois. A data de chegada é quando a mercadoria chegou de verdade — se você está lançando hoje a entrega de ontem, coloque ontem. Os relatórios usam essa data, não a data em que você digitou.

Adicione os itens

Busque o produto pelo nome ou pelo código — ou bipe o código de barras com o leitor: o produto entra na lista e cada bipe repetido soma uma unidade. A busca mostra quanto o item tem em estoque e quando foi a última compra. Informe a quantidade e o custo unitário de cada linha.

Confira o total e registre

O total aparece no rodapé — compare com o valor da nota antes de salvar. Toque em Registrar entrada.

Custo é o que você PAGOU

O campo Custo unitário é o preço de compra, não o de venda. Se você comprou a pomada a R$ 11,90 e vende a R$ 29,90, o custo é 11,90. Trocar os dois faz sua margem aparecer negativa.

O sistema já vem com o último custo conhecido daquele produto preenchido, porque na maioria das vezes você recompra pelo mesmo preço. Se o fornecedor reajustou, é só corrigir.

Produto que rende: digite como você compra

Um insumo que rende (o shampoo que "rende 40 usos", a lâmina que vem em caixa com 100) é digitado como você compra: em frascos, em caixas. O estoque conta em usos, e a conversão é feita sozinha.

Na linha de um produto assim:

A quantidade se chama Quantidade de frascos (ou de caixas), e embaixo aparece quanto entra: = 80 usos no estoque.
O custo se chama Custo por frasco: o preço de uma embalagem. Embaixo aparece quanto dá por uso: R$ 0,88 por uso.
O subtotal é o que você pagou: 2 frascos a R$ 35,00 = R$ 70,00.

Produtos à venda continuam em unidades, como sempre. A tela lembra disso com o aviso Só muda o que tem rendimento quando a entrada tem um produto que rende.

Onde se diz quanto um produto rende

Ao criar o insumo pelo + Novo insumo, na janela de insumos de um serviço. Para um produto que já existe, abra-o em Produtos, aba Estoque e movimentações, cartão Embalagem. Veja Como cadastrar os insumos de um serviço.

O custo médio se ajusta sozinho

Você não precisa manter o preço de custo do produto na mão: cada entrada recalcula o custo médio daquele item, ponderado pela quantidade.

Um exemplo: você tem 10 pomadas compradas a R$ 10,00 e recebe mais 10 a R$ 20,00. O custo do produto passa a ser R$ 15,00 — a média do que você realmente pagou pelo que está na prateleira. Se recebesse 98 a R$ 20,00 tendo só 2 a R$ 10,00, o custo iria para R$ 19,80, porque o que pesa é a quantidade, não o número de compras.

Primeira compra ou estoque zerado

Se o produto ainda não tinha custo cadastrado, ou se o estoque estava zerado, o custo passa a ser simplesmente o desta compra — não há nada anterior para fazer média.

Compra com brinde ou bonificação

Custo zero é aceito. Se o fornecedor mandou 2 unidades de brinde, lance-as com custo 0 — é a informação correta, e inventar um preço para elas distorceria seu custo médio.

E o brinde derruba o custo médio de propósito: 10 pomadas a R$ 11,90 mais 2 de brinde dão um custo médio de R$ 9,92, porque foi isso que você pagou por unidade que está na prateleira. Sua margem real melhora, e o relatório mostra isso.

A entrada não pode ser editada nem excluída

Depois de registrada, uma entrada é definitiva. Isso não é uma limitação por preguiça: no momento em que você salva, cada item já movimentou o estoque de verdade. Se a entrada pudesse ser editada depois, ela passaria a dizer uma coisa ("recebi 10") enquanto o histórico de estoque diz outra ("entraram 12"), sem nada indicando qual é a verdade.

Errou? Corrija com um ajuste

Lançou quantidade errada? Use o ajuste de estoque na tela do produto (motivo Ajuste), com uma observação explicando. Assim ficam registrados os dois fatos: o que foi lançado e a correção — que é exatamente o que você quer quando alguém perguntar meses depois.

Quem pode fazer o quê

Dono do negócio — registra entradas, vê todo o histórico com valores e gerencia fornecedores.
Recepção — registra entradas (a mercadoria chega no meio do expediente e quem recebe a caixa é quem deve lançar), mas não vê o histórico com custos. No menu lateral da recepção, o caminho é Vendas > Estoque — que abre direto nesta tela; o catálogo de produtos, com preço de custo e margem, continua sendo só do dono.
Profissional — sem acesso.

Por que a recepção registra mas não vê

O custo de compra revela sua margem, então a leitura fica com o dono. Mas travar o registro seria pior: se só o dono pudesse lançar, a mercadoria chegaria e o custo nunca entraria no sistema — que é exatamente o problema que esta tela existe para resolver.

Fornecedores

Cadastrar fornecedor é opcional. Quando cadastra, você guarda nome, CNPJ/CPF, contato, prazos e a forma de pedir — veja Fornecedores. Na ficha de cada fornecedor, o botão Registrar entrada abre esta tela já com ele escolhido, e a lista de entradas dele fica na aba Entradas.

Aqui, se o fornecedor que chegou ainda não existe, dá para cadastrá-lo só com o nome. O resto você completa depois, na ficha.

Fornecedor que você parou de usar é arquivado, nunca apagado — o histórico de compras dele continua intacto. Dá para reativar depois.

Negócios com mais de uma unidade

A entrada é registrada na unidade que você está visualizando no seletor do topo da tela. Confira antes de salvar: a mercadoria entra no estoque daquela unidade, e cada unidade só vende o que ela tem.

Com Todas as unidades selecionado, o sistema não salva e pede para você escolher uma — a caixa está numa prateleira só, e adivinhar qual deixaria o estoque certo no lugar errado.

A lista agrupada por mês

A pergunta que se faz nesta tela é "quanto gastei de mercadoria em agosto?" — então as entradas aparecem agrupadas por mês, com o total no cabeçalho do grupo. Acima da lista ficam três números: quanto foi comprado no mês, se o custo médio subiu ou caiu contra o mês passado, e quantas entradas foram registradas sem custo.

Os chips cortam a lista em Todas, Este mês e Sem custo.

Entrada sem custo não fica escondida

Uma entrada registrada sem informar o valor ganha fundo âmbar, e a coluna de dinheiro vira a ação informar. Isso não é enfeite: sem custo, aqueles produtos ficam sem margem em todo o resto do app — na lista, na ficha e no relatório.

O custo responde com a margem

Ao digitar o custo de uma linha, a tela responde na hora:

Antes você pagava R$ 14,80 — este custo é 11% mais caro. Mantendo o preço de R$ 39,00, a margem cai de 62% para 58%.

Ao lado vem Repassar no preço, que já sugere o preço que segura a margem de hoje. O preço é gravado na hora que você clica, mesmo que você abandone a entrada depois — é uma decisão sobre o futuro, não sobre esta caixa.

Quem só registra não vê custo

A recepção pode registrar o que chegou, mas o valor pago e as entradas anteriores só aparecem para quem administra o negócio. No lugar do histórico, a tela explica isso em uma frase — antes era uma página em branco.

O que esta entrada faz

Na coluna da direita, antes de salvar, a tela conta o efeito: quantas unidades entram, quantos produtos saem do alerta de estoque baixo, quais voltam ao site por estarem esgotados, e o total a pagar.

Lançar como despesa

Uma caixinha abaixo do total cria também uma conta a pagar em Financeiro. O vencimento é o prazo de pagamento que você combinou com aquele fornecedor, contado a partir da chegada — a caixinha diz qual é, por exemplo "vence em 30 dias — o prazo combinado com Beleza Distribuidora". Fornecedor sem prazo cadastrado cai em 30 dias, e prazo 0 vence na própria entrega.

Fica desmarcada por padrão: receber a mercadoria e dever por ela são dois fatos, e só você sabe se o segundo se aplica. A conta é editável em Financeiro assim que existe.