Inventário: contagem física do estoque e ajuste das divergências

Disponível nos planos Pro e Enterprise

A área de Produtos — catálogo, estoque, entrada de mercadoria, inventário e fornecedores — faz parte dos planos Pro e Enterprise. No plano Grátis o menu continua visível: ao abrir, você vê o que a área oferece e pode assinar na hora. Quem já vende produtos hoje não perde nada, e nenhum dado é apagado se o plano mudar.

A tela de Inventário

A tela abre no histórico das contagens: data, o que foi contado, quantos itens, quantas diferenças, quanto faltou, quanto sobrou e quem contou. Dá para buscar por produto, categoria, unidade ou pessoa, ordenar (por data, pelo maior prejuízo, pelo maior saldo…), escolher quais colunas aparecer e navegar pelas páginas. Os botões Todas, Aplicadas, Descartadas e Com perda recortam a lista.

Quando ninguém está contando e a última contagem completa é antiga, um aviso no topo diz isso. Se um mesmo produto faltou em duas das últimas contagens, o aviso também diz — é o sinal de que há uma causa a procurar (um serviço que usa o produto sem lançar, por exemplo).

Como contar

Comece a contagem

Toque em Começar contagem e escolha o recorte (veja abaixo). O sistema monta a folha e congela a quantidade que ele acredita ter de cada produto naquela hora.

Conte e digite

Percorra a prateleira e digite o que encontrou em cada item. Cada número é salvo na hora — dá para fechar o app e continuar amanhã de onde parou.

Revise e aplique

Toque em Revisar e aplicar. A confirmação mostra a conta antes de qualquer mudança.

A contagem aberta fica no topo do histórico com o progresso (por exemplo, 34 de 61 contados), as diferenças até ali e o saldo em reais. Enquanto não for aplicada, nada mudou no estoque.

A folha tem endereço próprio

Cada contagem tem o seu link. Dá para mandar para quem está em pé na frente da prateleira — e depois de aplicada, o mesmo link passa a mostrar o relatório do que a contagem encontrou.

Contar tudo é caro — escolha o recorte

Uma folha com todos os produtos é uma tarefa que não cabe no dia, e por isso a contagem nunca era feita. Agora você escolhe o que contar:

Recorte	Quando usar
Os que giram	Os itens que respondem por 80% das vendas. Uns dez minutos — cabe numa terça.
Uma categoria	Unhas, Cabelo, Tratamento… uma prateleira por vez.
Os de maior valor	Onde um erro custa mais: o que mais pesa no valor do estoque.
Tudo	A contagem completa. Feche a loja ou faça em dois turnos.

Cada opção mostra quantos itens tem e quanto tempo leva, calculado do seu próprio catálogo. O botão de abrir diz quantas linhas a folha vai ter.

Contando no computador

Os produtos aparecem agrupados por categoria, como a prateleira é arrumada, e cada grupo diz quantos itens já foram contados e quanto deu de diferença. Um grupo pronto pode ser recolhido.

Enter salva o número e leva você ao próximo item que ainda falta contar — não ao de baixo, que pode já estar contado.
↑ e ↓ andam pela lista sem perder o que você digitou; / volta para a busca.
Esc desfaz o campo.
A busca no topo filtra a folha enquanto você digita (sem se importar com acento), e os botões Tudo, Faltam contar, Com diferença e Conferidos mostram a folha por situação.

Uma diferença grande — mais da metade do esperado, ou cinco unidades — vem marcada com vale contar de novo, e Recontar limpa o número e põe o item de volta em Faltam contar.

Com leitor de código de barras

Com o leitor, um bipe leva ao produto na folha. Ligue Cada bipe soma 1 e cada leitura do mesmo código passa a contar uma unidade — dá para contar a prateleira bipando caixa por caixa. Um aviso logo abaixo da busca diz o que o último bipe fez e oferece desfazer. Se o código é de um produto que não está nesta folha (a contagem é só de um recorte), o aviso diz isso em vez de contar errado.

Contando no celular

No celular a folha mostra um produto aberto por vez: o nome, o que o sistema espera, um seletor grande para o número (os botões − e +, ou toque no número para digitar) e dois botões — Pular e Confirmar e próximo. Embaixo ficam os próximos da fila e os já contados; tocar em qualquer um abre aquele.

O seletor começa em zero, nunca no número esperado: preencher o que o sistema acha transformaria "contar a prateleira" em "concordar com o sistema". Confirmar só acende depois que você mexeu no número (digitar 0 conta) — uma prateleira vazia também é uma resposta.

Contagem às cegas

Ao começar, a opção Contagem às cegas esconde o que o sistema espera enquanto você conta, para ninguém contar o que já espera encontrar. A diferença, o valor e o saldo só aparecem na revisão. Dá para ligar e desligar a qualquer momento em Esperado visível — a escolha fica no link da folha, então vale também para quem recebe o link.

O detalhe que faz a diferença: vendas durante a contagem

Contar a loja leva tempo, e a loja continua vendendo enquanto você conta. O sistema trata isso corretamente, e vale entender por quê.

Digamos que a pomada aparecia com 20 quando você abriu a folha. Você conta e encontra 18 — faltam duas de verdade. Enquanto isso, 3 são vendidas no balcão.

O ajuste aplicado é a diferença que você mediu: 18 − 20 = −2. O resultado final é 15 unidades, que é o certo: 20 originais, menos 3 vendidas, menos 2 que sumiram.

Por que não simplesmente 'deixar igual ao contado'

Se o sistema forçasse o estoque a virar exatamente 18, ele estaria apagando as 3 vendas — seu estoque ficaria errado e seu faturamento não bateria com a saída de produto. Por isso a contagem registra a divergência observada, não uma sobrescrita do saldo.

Revisar e aplicar

Aplicar é irreversível, então a confirmação não pergunta "tem certeza?". Ela mostra a conta: quanto está faltando na prateleira, quanto está sobrando e o resultado, em unidades e em reais. Mostra as três maiores diferenças, cada uma com Recontar ao lado, e, quando um produto que faltou agora também faltou nas contagens anteriores da mesma unidade, avisa — com a sugestão de conferir se ele está saindo em atendimento sem ser lançado. O botão diz quantos ajustes vão nascer.

Os itens não contados ficam como estão — a contagem nunca zera o que você não olhou.

Contar zero é diferente de não contar

Se você olhou a prateleira e não tinha nenhum, digite 0 — isso gera o ajuste correspondente. Deixar em branco significa "não conferi este item", e o sistema não mexe nele.

A diferença é dinheiro

Uma contagem que diz −2 unidades relata um incômodo. A mesma contagem dizendo −R$ 29,60 relata um prejuízo — e é esse número que você soma, compara e cobra. O valor usa o preço de custo de cada produto (o que você pagou, não o preço de venda). Produto sem custo cadastrado entra na conta de unidades, mas não soma nada em reais — cadastre o custo antes de aplicar para a perda sair completa.

O relatório da contagem

Depois de aplicada, o mesmo link vira o relatório: quando foi, quanto tempo levou, quantos itens foram contados, quantas diferenças, quanto faltou e o saldo, com a lista dos itens ordenada pelo maior prejuízo. O valor de cada linha usa o custo do produto no dia da contagem, o mesmo número que entrou no resultado financeiro. O relatório não muda: uma contagem aplicada é o registro de que aquilo aconteceu.

Contar de novo este recorte abre uma folha nova do mesmo recorte e da mesma unidade.

Descartar

Descartar contagem encerra sem tocar no estoque. Use quando a contagem saiu errada e você prefere recomeçar — os números digitados ficam guardados como registro de que houve uma tentativa, mas nenhum produto é ajustado. Uma contagem descartada aparece no histórico como Descartada, sem valores, e não conta como perda.

Uma contagem aplicada ou descartada não pode ser reaberta. Para recontar, comece uma nova.

Onde ver o resultado depois

Cada ajuste gerado aparece no histórico de movimentações do produto (na tela do produto, em Histórico e análise de estoque) com a origem Inventário e uma observação dizendo o que o sistema esperava e o que foi contado. Nada acontece sem rastro.

O valor da diferença também entra no DRE (Relatórios → DRE), na linha Perdas no inventário, no mês em que você aplicou a contagem, calculado pelo preço de custo. Se a contagem achou mais do que faltou, a linha aparece com sinal de mais e aumenta o resultado.

Quem pode fazer

Dono do negócio e recepção. A contagem acontece no salão durante o expediente e quem está com a prancheta na mão é quem digita — travar isso só para o dono é a forma mais rápida de o inventário nunca ser feito.

Negócios com mais de uma unidade

A contagem é da unidade que você está visualizando no seletor do topo — a janela de começar diz qual, antes de abrir a folha. Cada unidade tem seu próprio estoque e seu próprio inventário, e o Esperado traz o que o sistema acha que tem naquela unidade, nunca o total do negócio.

Com Todas as unidades selecionado, a janela pede para você escolher uma — uma contagem é uma afirmação sobre uma prateleira, e adivinhar qual deixaria a diferença gravada na unidade errada.

Unidade recém-criada começa com tudo zerado, então o Esperado vem 0 em todas as linhas. É o correto: o que você contar ali vira a primeira entrada de estoque daquela unidade.