Antes de começar

Você precisa ser Administrador do negócio.
Os perfis padrão continuam existindo e não podem ser editados nem excluídos: Administrador, Recepcionista, Profissional e Motorista. O Motorista vê só o leva e traz (veja Como usar a tela do motorista).

Passo a passo

Abra Perfis de acesso

No menu lateral, vá em Configurações › Perfis de acesso.

Crie o perfil

Clique em Novo perfil, dê um nome (por exemplo, "Gerente") e escolha o modelo em Baseado em. São só esses dois campos — você cai direto na tela do perfil.

O perfil começa com tudo o que o modelo tem. Você só remove.

Ajuste cada área

Na tela do perfil, clique no lápis do cartão Acessos. Para cada área — Agenda, Clientes, Caixa, Estoque, Financeiro e as demais — escolha o nível:

Nenhum: a pessoa não vê essa parte do sistema.
Ver: consulta, mas não altera.
Ver e editar (ou Operar, Vender, conforme a área): consulta e altera.

Cada nível inclui tudo do nível anterior. A área Relatórios tem uma escada própria, explicada mais abaixo.

Atribua a alguém

Salve o perfil e vá em Profissionais. Abra a pessoa, toque no quadro Como entra no sistema, escolha o perfil que você acabou de criar em O que pode ver e fazer e toque em Salvar. Cada perfil aparece como um cartão que mostra o que ele alcança, então você escolhe vendo o resultado. A troca vale na hora.

Se a pessoa não aparece em Profissionais, ela foi cadastrada só com acesso, sem agenda — recepção e gerência costumam ser assim, e quem não atende cliente não tem ficha de profissional. Nesse caso vá em Configurações › Acessos e clique na linha dela (ela tem a etiqueta Sem agenda). Abre a ficha de acesso, com o cartão Perfil de acesso e o mesmo lápis das outras fichas do painel.

Exemplo: um gerente que toca a loja sem ver faturamento nem lucro

Duplique Administrador e ajuste duas áreas:

Relatórios em Operação — a pessoa vê faltas, cancelamentos, horários cheios e avaliações, mas nenhum valor da loja: somem o faturamento do mês, o ticket médio e o lucro.
Estoque em Nenhum — esconde o custo dos produtos e a margem.

Todo o resto continua liberado: agenda, clientes, caixa, vendas, equipe e despesas. A pessoa fecha comanda, abre e fecha o caixa e lança uma conta a pagar sem enxergar quanto a loja faturou ou lucrou.

Relatórios: quanto do dinheiro o perfil vê

Todos os relatórios ficam na área Relatórios, separada das áreas do dia a dia. Assim, quem fecha comanda ou lança despesa não passa a ver o faturamento só por isso. A escada tem quatro degraus, e cada um inclui o anterior:

Nenhum — nenhum relatório, e a entrada Relatórios some do menu.
Operação — Operações e Avaliações. Nenhum valor em dinheiro.
Faturamento — soma Vendas, Clientes, Equipe e Assinaturas: o que entrou, sem o que sobrou.
Lucro — soma DRE — lucro e prejuízo, Fluxo de caixa, Taxas de maquininha, Serviços, Estoque, Descontos e campanhas e Aquisição de clientes: custos, margens e o resultado do mês.

A tela de relatórios mostra só os que o perfil abre. Se não abre nenhum, ela avisa Nenhum relatório no seu perfil em vez de aparecer vazia.

A área Financeiro cuida só de despesas e orçamento. Lançar uma conta a pagar não mostra o resultado do mês.

Perfis que você já tinha ganharam um nível de Relatórios de acordo com o que enxergavam: quem tinha Financeiro ficou em Lucro; quem tinha Vendas, Clientes, Equipe, Assinaturas, Serviços ou Estoque ficou em Faturamento; quem tinha só Agenda ou Avaliações ficou em Operação. Confira os seus perfis e baixe o nível onde quiser menos.

Vender um produto no caixa continua funcionando mesmo com Estoque em Nenhum. Vender e administrar o catálogo são coisas diferentes.

Quem fecha a comanda é a área Vendas

Fechar o atendimento — receber o pagamento, dar desconto, mudar o preço de uma linha, registrar gorjeta, vender um produto ou um plano junto — passou a depender da área Vendas, não da Agenda.

Na prática: um perfil com Agenda em Ver e editar e Vendas em Nenhum marca, remarca, troca o profissional e cancela — e não vê o botão Finalizar. Para a pessoa também cobrar, deixe Vendas em Vender ou acima.

Desmarcar um atendimento continua na Agenda: desfazer uma falta ou um cancelamento é trabalho de agenda. Desfazer um atendimento já finalizado mexe no dinheiro recebido, então esse pede Vendas.

Os perfis prontos não mudaram: Administrador, Recepcionista e Profissional continuam fechando comanda como antes.

Um profissional que vê só a própria agenda

Escolha Profissional em Baseado em. Todo perfil feito a partir desse modelo trabalha só na própria agenda, como o perfil padrão Profissional: a pessoa vê e marca os próprios horários, vê os próprios ganhos e as próprias metas, e não enxerga a agenda nem o dinheiro dos colegas.

A diferença para o perfil padrão é que você pode tirar o resto. Um exemplo comum: coloque Clientes em Nenhum. O profissional continua marcando horário e escolhendo o cliente na hora de agendar, mas não abre a tela Clientes nem a ficha de ninguém.

Um perfil baseado em Profissional precisa de uma pessoa com agenda. Se a pessoa não aparece em Profissionais, ela não tem agenda para trabalhar e não verá horários.

Perfis baseados em Administrador ou Recepcionista continuam vendo a agenda de todos os profissionais.

Agenda só em Ver não marca horário

Com Agenda em Ver, a pessoa consulta a agenda inteira e abre cada atendimento, mas não mexe em nada. Os botões Novo agendamento, Encaixe e Bloquear não aparecem, clicar num horário vazio não abre nada, os atendimentos não podem ser arrastados e a ficha de cada um não oferece confirmar, iniciar, cancelar ou marcar falta. Um bloqueio de horário abre só para consulta, sem salvar nem excluir.

Para marcar e remarcar, deixe Agenda em Ver e editar.

Marcar horário sem ver a lista de clientes

Com Agenda em Ver e editar, a pessoa escolhe o cliente, o serviço e o profissional na hora de agendar — mesmo com Clientes, Serviços ou Equipe em Nenhum. Escolher para agendar faz parte da agenda.

O que continua escondido com Clientes em Nenhum:

A tela Clientes e a ficha de cada cliente, com histórico e anotações.
O telefone completo e o e-mail. Na busca do agendamento aparecem só o nome e os 4 últimos dígitos do telefone (•••• 4321) — o suficiente para não confundir dois clientes com o mesmo nome.

A pessoa ainda pode cadastrar um cliente novo na hora de agendar, só com nome, telefone e e-mail. Aniversário, endereço e CPF ficam para quem tem Clientes.

O assistente respeita o mesmo limite

Se o perfil não enxerga o faturamento (Relatórios em Nenhum ou Operação), o assistente também não responde sobre dinheiro para essa pessoa. Perguntas como "quanto faturamos hoje" ou "como foi o mês" deixam de ter resposta — e as de agenda e clientes continuam funcionando normalmente.

Um perfil diferente em uma unidade

Se você tem mais de uma unidade, a mesma pessoa pode ter acessos diferentes em cada uma. Abra a unidade, toque no card Equipe e use o campo Permissões aqui.

O perfil que a pessoa tem no negócio é o padrão: vale em toda unidade que ela alcança. Escolher outro ali vale só naquela unidade, e só para ampliar o que ela já tem.

Dê a unidade primeiro

Na mesma linha, ligue Vê no painel (e Atende aqui, se a pessoa atende clientes ali). Quem não vê a unidade não tem permissão para escolher ali.

Escolha o perfil daquela unidade

Em Permissões aqui, troque de Padrão para o perfil que vale só naquele lugar. Para voltar atrás, escolha Padrão de novo.

Exemplo: um sócio que cuida de uma das unidades pode ser Administrador só nela e continuar com o perfil comum na outra — vendo a agenda e os clientes de lá, sem o financeiro.

Quando a pessoa olha mais de uma unidade ao mesmo tempo — em Todas as unidades ou, para quem tem acesso a só algumas, em Minhas unidades —, vale o que ela tem em todas as unidades somadas. Um relatório que soma as duas não abre para quem vê o financeiro de uma só — em vez de somar uma unidade que ela não deveria ver. Para usar o perfil maior, ela escolhe no topo a unidade onde ele vale.

Uma unidade nova entra sempre com o padrão. Se você abrir outra loja, ninguém ganha acesso a mais nada sem você escolher.

O plano e as faturas são só do dono

A tela do seu plano com a plataforma — valor, faturas, formas de pagamento — e o convite para assinar deixaram de aparecer para a equipe. Nenhum perfil concede esse acesso: ele é sempre só de quem é Administrador do negócio.

O dinheiro no painel segue os Relatórios

A tela inicial do painel mostra valores, e eles obedecem à área Relatórios. Com Relatórios em Nenhum ou Operação, a pessoa abre o painel e não vê nenhum valor: somem Previsto hoje, Faturamento do mês, a projeção do mês e o placar da equipe. Fica Agendamentos hoje, com a próxima pessoa da agenda, a ocupação do dia e a lista de horários. Na agenda, a visão do mês também esconde o Recebido no mês e o valor de cada dia.

Com Relatórios em Faturamento ou Lucro, os valores voltam.

Quem atende clientes é um caso à parte: um profissional sempre vê os próprios ganhos no painel e em Meus ganhos, qualquer que seja o perfil. O que o perfil decide é se ele vê o dinheiro da loja.

O que muda para quem já usa o perfil

Alterações valem na hora, para todas as pessoas que usam aquele perfil. Se você baixar Relatórios para Operação, o faturamento some imediatamente para todas elas.

Convidar sem ocupar uma vaga de profissional

Ao convidar alguém, o tipo de profissional passou a ser opcional. Se a pessoa não atende clientes — um gerente ou a recepção, por exemplo — deixe o tipo em branco: ela recebe o acesso ao sistema sem ocupar uma vaga do seu plano e sem aparecer na agenda.

Em Configurações > Acessos, o botão Convidar pessoa já abre essa tela com Só acesso ao sistema marcado: é só preencher o E-mail, escolher o Perfil de acesso e tocar em Enviar convite.

Limites

Você não pode dar a alguém um acesso maior do que o seu próprio.
Você só troca o perfil de quem enxerga as mesmas unidades que você, ou menos. Se o seu acesso vale só para o Centro, a ficha de quem também cuida da Zona Sul — e a de quem é dono e vê todas as unidades — mostra o perfil sem o botão Editar, com o aviso Essa pessoa alcança unidades que você não alcança. Só quem vê todas as unidades dela pode trocar o perfil dela.
Só quem alcança todas as unidades cria, edita ou exclui perfis, porque um perfil vale para a equipe de todas elas. Para quem alcança só algumas, o botão Novo perfil, os lápis e o Excluir ficam desativados, com o aviso Os perfis valem para todas as unidades, por isso só quem alcança todas elas pode criar, editar ou excluir um perfil.
Você não troca o seu próprio perfil. Na sua ficha, o cartão mostra Este é o seu próprio perfil. Para trocá-lo, peça a outro administrador. Isso evita um beco sem saída: trocando por um perfil com menos acesso, você perderia justamente o poder de voltar atrás.
Trocar o perfil de alguém não muda as unidades dessa pessoa. Quem só enxergava o Centro continua só no Centro com o perfil novo.
Alguns itens continuam exclusivos do Administrador e não aparecem nas áreas: o plano do seu negócio com a plataforma, a conexão com a maquininha, a aprovação de conhecimento da inteligência artificial e a exclusão de unidades.
Um perfil só pode ser excluído quando ninguém estiver usando ele.

Problemas comuns

Onde eu troco o acesso de alguém? Em Profissionais, abra a ficha da pessoa e use o quadro Como entra no sistema. Você não consegue dar a ninguém um acesso maior do que o seu.

Na janela Como entra no sistema não aparecem os cartões de perfil. Aparece só o perfil atual e um aviso. Ou é a sua própria ficha, ou a pessoa tem mais acesso do que você, ou ela enxerga unidades que você não enxerga. O aviso diz qual dos três. Peça a troca a outro administrador que veja todas as unidades.

Apareceu «Acesso negado» ao salvar. O perfil de quem está logado não permite essa ação. Ações que o perfil não libera nem aparecem na tela da pessoa, e um link direto para uma tela de edição que o perfil não libera volta para a ficha. Suba a área dela no perfil ou peça a um administrador. Em computador compartilhado, confira qual login está aberto: vale o perfil desse login, não o de quem está usando.

A pessoa continua vendo algo que eu removi. Peça para ela sair e entrar de novo. Se persistir, confira se ela não tem também o perfil de Administrador.

Quero que a pessoa feche comanda sem ver o faturamento. Deixe Vendas em Vender ou acima e Relatórios em Operação ou Nenhum. Fechar comanda não depende de Relatórios, e com eles abaixo de Faturamento nenhum valor da loja aparece na tela inicial.

O botão Novo perfil está desativado. Você alcança só algumas unidades, e perfis valem para todas. Peça a um administrador que veja todas as unidades.

O profissional vê a agenda de todo mundo. O perfil dele foi criado a partir de Administrador ou Recepcionista. Crie um perfil novo baseado em Profissional, com as mesmas áreas, e troque o acesso da pessoa para ele.

A pessoa não consegue buscar o cliente na hora de agendar. Confira se a Agenda dela está em Ver e editar. Com Agenda em Ver, ela só consulta.

Onde fica o botão de excluir? Na página do perfil, no menu ⋯ ao lado do nome. O sistema pede confirmação antes de apagar.

Não consigo excluir o perfil. Alguém ainda usa ele. Troque o perfil dessas pessoas primeiro — a mensagem mostra quantas são.

Onde os perfis ficam agora

Os perfis moram em Configurações → Acessos, na aba Perfis. Abra Configurações e procure a linha Acessos, no grupo Plataforma, no fim da tela; o endereço antigo continua funcionando e leva para lá sozinho.

A aba abre respondendo à pergunta que quase todo dono traz — "o que a minha recepcionista consegue ver?". Ela é lida de cima para baixo, em três degraus:

Quem já trabalha com você — um cartão para cada um dos três perfis prontos (Administrador, Recepcionista, Profissional), com quantas pessoas o usam e, em frases, o que ele pode e o que ele não pode. O botão Ver tudo que alcança abre a descrição completa; no celular, toque na seta do cartão.
O que não depende de perfil — as duas coisas que nenhum perfil muda: a própria agenda e os próprios ganhos, que todo mundo sempre vê, e escrever perfis de acesso, que continua só do dono.
Um perfil só seu — os perfis que você escreveu, se houver, e o botão Novo perfil. Se você só tem permissão de ver, este degrau explica que quem escreve perfis é o dono, em vez de oferecer um botão que devolveria erro.

O botão Histórico de alterações no topo mostra quem criou, alterou ou removeu um perfil, e quando.

Ao editar um perfil

Os níveis aparecem lado a lado, como uma escada, e cada nível inclui tudo do anterior. A escada é da área: Caixa vai até Operar, Vendas até estornar, Registro de atividades só até Ver, Relatórios de Operação a Lucro.

Antes de salvar, a tela mostra o que muda — quais áreas subiram ou desceram — e quem é afetado, pelo nome. Salvar um perfil tira acesso de todo mundo que o usa, na hora.

O cartão Quem usa este perfil lista essas pessoas com as unidades de cada uma. As unidades são da pessoa, não do perfil: mexer na matriz aqui não move ninguém de unidade.

Como criar perfis de acesso para a equipe