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Como acompanhar contas a pagar e dar baixa
A tela de Despesas abre com o resumo do mês — quanto entrou, quanto saiu, o saldo e o que ainda sai até o fim do mês. Logo abaixo vem o bloco Precisa de você, com as contas mais urgentes e o botão Dar baixa em cada uma.
Antes de começar
- Você precisa ter perfil de administrador do estabelecimento.
- A conta precisa ter sido registrada com status A pagar e uma data de vencimento. Veja Registrar uma despesa.
- A página fica em Despesas, no grupo Financeiro do menu lateral.
O que conta como “conta a pagar”
Uma conta a pagar é simplesmente uma despesa que ainda não foi quitada — status A pagar com uma data de vencimento. É o seu controle de boletos, fornecedores e contas que vencem ao longo do mês.
O resumo do mês
A primeira coisa na tela de Despesas é o resumo do período — no celular também. No computador, o período (Este mês, Mês passado ou Últimos 90 dias) é escolhido no topo, ao lado de Nova despesa; no celular, dentro do próprio resumo.
- Recebido — o dinheiro que entrou no período: atendimentos, vendas de produtos e mensalidades, pela data em que foi recebido. É o mesmo número do fluxo de caixa.
- Pago — as despesas que você pagou no período, pela data do pagamento.
- Saldo — o que sobrou: o recebido menos as despesas pagas e as comissões pagas. Fica verde quando é positivo. No computador, a linha de baixo mostra quanto foi de comissão.
- Ainda sai até o fim do mês — as contas a pagar (as vencidas entram aqui) mais o previsto pelas recorrências, pelo valor cadastrado em cada uma. É um retrato de hoje: não muda quando você troca o período.
A barra logo abaixo divide o que sai em pago, a pagar e previsto.
Recebido e Saldo só aparecem para quem também pode ver o relatório de fluxo de caixa. Sem esse acesso, o resumo mostra o Pago e o que ainda sai.
Filtrar as contas pelo resumo
Toque em A pagar (no computador, no quadro Ainda sai) para ver no extrato exatamente quais contas são. Com o filtro ligado aparecem três opções — A pagar até o fim do mês, Vencidas e Vencem em 7 dias — e tocar de novo na opção marcada desliga o filtro.
Saldo é dinheiro, não resultado
O resumo conta o dinheiro pela data em que ele entrou ou saiu. Uma conta de agosto paga em setembro pesa no Pago de setembro. Para saber quanto o mês custou, independentemente de quando foi pago, use o Extrato do mês.
Precisa de você
Logo abaixo do resumo, este bloco reúne, numa lista só, tudo que depende de uma decisão sua hoje:
- Vencidas — passaram da data e continuam abertas. Aparecem em vermelho, com quantos dias de atraso.
- Vencem hoje — estão no prazo, e por isso não são marcadas como atrasadas.
- Previstas — a próxima cobrança de cada recorrência ativa. Elas ainda não existem como despesa: são criadas automaticamente na data do vencimento.
Cada linha traz Dar baixa — tanto para o que já existe quanto para o que ainda é previsto. Numa cobrança prevista, a baixa lança a conta e registra o pagamento de uma vez só. As previstas aparecem como Prevista · data, com o valor marcado com ≈, porque é o valor cadastrado na recorrência. No computador, a linha mostra também de qual recorrência veio a cobrança (por exemplo, todo mês, dia 20).
O bloco mostra as três contas mais urgentes. Quando há mais, toque em Ver todas para abrir a lista inteira ali mesmo. Só a conta mais urgente tem o botão amarelo; nas outras, Dar baixa aparece com contorno.
Bloco vazio é boa notícia
Quando não há nada vencido nem vencendo, o bloco mostra Nada a pagar agora. Isso não é erro — é o retrato de que as contas do momento estão em dia.
Dar baixa numa conta
Encontre a conta — no bloco Precisa de você ou na lista do mês, logo abaixo — e toque em Dar baixa.
Confira o Valor pago. Ele já vem preenchido com o valor lançado — ou, numa cobrança Prevista, com o valor da recorrência. Se você pagou outro valor (juros, desconto), ajuste aqui. Numa conta que veio de uma recorrência, o painel mostra a diferença, por exemplo +R$ 3,50 vs previsto.
Confirme a Data do pagamento (vem com a data de hoje) e a forma de pagamento. No celular, a data tem os atalhos Ontem, Hoje, Amanhã e Outra. Numa cobrança prevista, a forma já vem marcada com a da recorrência, e trocar vale só para essa baixa. Se o negócio tem mais de uma unidade, você também escolhe a unidade a que o custo pertence. Quem tem acesso só a algumas unidades vê apenas as suas na lista, sem a opção do negócio inteiro.
Se quiser, anexe o comprovante (PDF ou imagem). É opcional — dar baixa sem comprovante é perfeitamente normal.
Toque em Confirmar pagamento. A conta passa a Paga e sai da lista de contas a pagar.
Numa cobrança Prevista, a mesma confirmação lança a conta e registra o pagamento de uma vez. Se você mudou o valor, o painel avisa que ele vale só para esta cobrança e oferece a caixa Usar R$ … nas próximas cobranças (com o valor que você digitou). Marque só se o valor novo vale daqui pra frente — por exemplo, o aluguel subiu.
Ainda não pagou? Só lance a conta
No rodapé do painel de uma cobrança prevista fica Ainda não pagou? Só lançar como a pagar. A conta entra em A pagar com o valor e a data que você informou, e você dá baixa quando pagar. Se você escolher uma data que ainda não chegou, o painel oferece o mesmo caminho, Lançar a pagar em aquela data, ou Já paguei, registrar assim.
(Inserir captura de tela: ../_assets/business-admin/bills-to-pay-1.png)
Errou? Dá para desfazer
Logo depois de confirmar aparece um aviso com o nome da conta e o que foi registrado — por exemplo "SIMPLES Nacional paga · R$ 842,30 em 20/08 via Pix · próxima ≈ R$ 842,30 em 20/09" — e o botão Desfazer. Um toque e a conta volta para A pagar com o valor de antes. Mais tarde, o mesmo está no menu ⋯ da linha, em Desfazer baixa. Quando você marcou Usar R$ … nas próximas cobranças, o aviso diz previsão atualizada e não traz Desfazer.
Dar baixa em várias contas de uma vez
Se você pagou um bolo de boletos no mesmo dia:
Aparece uma barra com quantas contas você selecionou e o total. Toque em Dar baixa em N.
Informe a data e a forma de pagamento — elas valem para todas as contas selecionadas. Toque em Confirmar pagamento.
Na baixa em lote não se altera o valor
Cada conta é quitada pelo valor que está lançado. Se uma delas veio com valor diferente, dê baixa nela separadamente para poder ajustar. Se alguma conta da seleção já tinha sido paga por outra pessoa, o sistema avisa quantas não puderam ser alteradas e conclui as demais.
Duas formas de ler o resto: Linha do tempo e Extrato
Abaixo do bloco Precisa de você há um botão com duas opções. Elas mostram os mesmos dados respondendo perguntas diferentes — e a escolha fica no endereço da página, então dá para mandar o link do que você está vendo.
Linha do tempo (padrão)
Responde "o que sai do caixa, e quando". As contas vêm enfileiradas por vencimento, em blocos:
- Atrasadas — em vermelho, com os dias de atraso.
- Hoje
- Esta semana
- Próximas semanas
- Previstas pelas recorrências — em cinza tracejado, com Dar baixa.
- Pagas neste mês — as últimas quitadas pela data do pagamento, com link para o extrato completo.
Paguei a conta e ela não apareceu em “Pagas neste mês”?
O bloco Pagas neste mês lista o que saiu da sua conta no mês — pela data do pagamento. Já o extrato organiza as despesas pelo mês a que elas se referem (a data da despesa). Uma conta de julho que você pagou em agosto entra em Pagas neste mês de agosto e continua no extrato de julho. Ao dar baixa numa conta de outro mês, o app avisa em qual extrato ela ficou.
Aqui a baixa acontece dentro da própria linha: toque em Dar baixa e o formulário abre logo abaixo, sem cobrir a lista. Confirme valor, data, forma de pagamento e comprovante e toque em Dar baixa de novo.
Vendo uma unidade só? Fique de olho na faixa “Sem unidade”
Quando você está com uma unidade selecionada no topo da tela, os números mostram apenas as despesas daquela unidade. As despesas lançadas como Sem unidade (negócio todo) aparecem numa faixa própria, com o total e o link Ver todas as unidades — elas não entram no total da unidade, de propósito, para o mesmo custo não ser contado duas vezes.
A coluna da direita
No computador, ao lado do bloco Precisa de você e da linha do tempo aparecem dois painéis: Por categoria (para onde o dinheiro foi, com link para a aba Categorias, onde ficam os tetos) e Recorrentes ativas, onde você pode dar baixa na próxima cobrança de uma regra ou pausá-la sem sair da página. No celular, eles ficam no fim da página.
Extrato
Responde "quanto eu gastei em agosto". É a lista do mês, com navegação de mês a mês:
- Abas Todas, A pagar, Pagas e Previstas.
- Busca por fornecedor ou descrição e filtro por categoria.
- As linhas ficam agrupadas por dia, com o total gasto naquele dia.
- As previstas aparecem no fim, em cinza tracejado, com a data em que serão geradas.
Cada linha diz em que situação está: Prevista (cinza, com "≈", ainda não soma em nada), Vence numa data, Vencida com os dias de atraso, ou Paga com a data do pagamento. Só as pagas entram no Pago e no Saldo do resumo.
No computador, a coluna Previsto compara o que você pagou com o que a recorrência previa quando gerou aquela cobrança:
- igual — foi pago exatamente o valor previsto.
- R$ 612,40 · +R$ 36,50 (em amarelo) — foi pago um valor diferente; o segundo número é a diferença.
- — — não há previsão para comparar: a despesa foi lançada à mão, ou a cobrança é de antes dessa coluna existir.
No celular, a diferença aparece numa linha logo abaixo da situação.
O menu ⋯ de cada linha
Toda linha tem um ⋯, tanto na Linha do tempo quanto no Extrato. No celular ele abre um painel na parte de baixo da tela.
- Conta a pagar — Dar baixa, Editar, Ver recorrência (quando veio de uma) e Excluir.
- Conta paga — Editar pagamento, Desfazer baixa, Ver recorrência e Excluir.
- Cobrança prevista — Dar baixa, Mudar valor ou data desta conta e Ver recorrência.
Ver recorrência abre a ficha da regra daquela conta, com as outras cobranças dela.
O que acontece em seguida
- Ao dar baixa, o status muda de A pagar para Paga e fica registrada a data, a forma de pagamento e o comprovante.
- A conta deixa de aparecer nas contas a pagar e no bloco Precisa de você.
- O registro continua no extrato, agora como gasto pago.
- Contas que ainda não venceram continuam esperando o pagamento.
Atenção aos detalhes
Sem data de vencimento, não entra na lista
Uma despesa A pagar que ficou sem data de vencimento não aparece nas contas a pagar. Se você quer acompanhar o vencimento, edite a despesa e informe a data de vencimento.
Pagou em dinheiro da gaveta? A baixa tira do caixa
Ao dar baixa com a forma Dinheiro, o painel mostra a chave Saiu do caixa, já ligada. Com ela ligada, o valor sai do caixa da unidade da conta, no dia do pagamento — o painel mostra de qual caixa. Não lance uma sangria para o mesmo pagamento: o valor sairia duas vezes. Se o dinheiro não saiu da gaveta, desligue a chave. Desfazer a baixa devolve o valor ao caixa, desde que o caixa daquele dia ainda não tenha sido fechado. Na baixa de várias contas de uma vez, o caixa não é mexido.
A baixa vale só para aquela cobrança
Dar baixa numa cobrança que veio de uma recorrência quita apenas aquela. A próxima entra normalmente como A pagar na data seguinte — a recorrência continua ativa.
Despesas recorrentes viram contas a pagar sozinhas
Se você configurou uma despesa recorrente (aluguel, mensalidade), todo mês o sistema cria automaticamente uma nova conta A pagar com vencimento — ela aparece aqui sem você precisar lançar. Veja Criar despesas recorrentes.
Perguntas frequentes
Onde vejo só as contas que ainda preciso pagar? No bloco Precisa de você, no topo da tela; na Linha do tempo, que enfileira tudo por vencimento; e na aba A pagar do extrato do mês.
Qual das duas visões devo usar? A Linha do tempo para tocar o dia a dia — ela responde o que vence e quando. O Extrato quando você precisa procurar um lançamento específico, filtrar por categoria ou dar baixa em várias contas de uma vez.
Paguei a conta. Como dou baixa? Toque em Dar baixa na linha da conta, confira valor, data e forma de pagamento, e confirme. Na Linha do tempo o formulário abre dentro da linha; no Extrato e no bloco Precisa de você, num painel lateral. Os campos são os mesmos.
Paguei um valor diferente do lançado. E agora? Ajuste o campo Valor pago no painel de baixa. A despesa passa a valer esse novo valor.
Dei baixa sem querer. Dá pra voltar? Sim. Use Desfazer no aviso que aparece logo após confirmar, ou Desfazer baixa no menu ⋯ da linha. A conta volta para A pagar.
A cobrança da recorrência ainda não apareceu e eu já paguei. O que faço? Toque em Dar baixa na linha Prevista. Abre o mesmo painel de uma conta lançada: confira valor, data e forma de pagamento e confirme. A cobrança entra já paga e não é duplicada quando a data chegar. Mudar o valor ali vale só para essa cobrança — para a recorrência passar a prever o valor novo, marque Usar R$ … nas próximas cobranças (com o valor que você digitou).
A próxima cobrança vai vir com outro valor ou em outra data. Dá pra ajustar antes? Sim. No ⋯ da linha Prevista, toque em Mudar valor ou data desta conta. Ajuste o valor e o Vencimento e toque em Lançar a pagar: a conta entra em A pagar com o que você ajustou, sem dar baixa. A recorrência continua prevendo o valor cadastrado, a não ser que você marque Usar R$ … nas próximas cobranças.
Uma conta venceu e não paguei. O que acontece? Nada é cobrado automaticamente — a plataforma não paga contas por você. A despesa continua A pagar, agora marcada como Vencida, até você dar baixa.
Dar baixa aparece no lucro? A conta entra no relatório DRE (Lucro & Prejuízo) pelo mês da despesa, paga ou não. A baixa muda o Pago e o Saldo do resumo, pela data do pagamento. Veja Como ver seu lucro (DRE).
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