Administrador · Despesas
Como acompanhar contas a pagar e dar baixa
A tela de Despesas abre com o bloco Precisa de você: o que venceu, o que vence hoje e a próxima cobrança de cada recorrência. Cada linha tem o botão Dar baixa — não é mais preciso abrir a despesa e trocar o campo de situação.
Antes de começar
- Você precisa ter perfil de administrador do estabelecimento.
- A conta precisa ter sido registrada com status A pagar e uma data de vencimento. Veja Registrar uma despesa.
- A página fica em Despesas, no grupo Financeiro do menu lateral.
O que conta como “conta a pagar”
Uma conta a pagar é simplesmente uma despesa que ainda não foi quitada — status A pagar com uma data de vencimento. É o seu controle de boletos, fornecedores e contas que vencem ao longo do mês.
Precisa de você
O primeiro bloco da tela reúne, numa lista só, tudo que depende de uma decisão sua hoje:
- Vencidas — passaram da data e continuam abertas. Aparecem em vermelho, com quantos dias de atraso.
- Vencem hoje — estão no prazo, e por isso não são marcadas como atrasadas.
- Previstas — a próxima cobrança de cada recorrência ativa. Elas ainda não existem como despesa: são criadas automaticamente na data do vencimento.
Cada linha mostra de qual recorrência veio a cobrança (por exemplo, todo mês, dia 20) e traz a ação certa para o estado dela: Dar baixa para o que já existe, Lançar agora para o que ainda é previsto.
Bloco vazio é boa notícia
Quando não há nada vencido nem vencendo, o bloco mostra Nada a pagar agora. Isso não é erro — é o retrato de que as contas do momento estão em dia.
Dar baixa numa conta
Encontre a conta — no bloco Precisa de você ou na lista do mês, logo abaixo — e toque em Dar baixa.
Confira o valor pago. Ele já vem preenchido com o valor lançado; se você pagou outro valor (juros, desconto), ajuste aqui — a despesa é atualizada junto com a baixa.
Confirme a data do pagamento (vem com a data de hoje) e a forma de pagamento. Se o negócio tem mais de uma unidade, você também escolhe a unidade a que o custo pertence.
Se quiser, anexe o comprovante (PDF ou imagem). É opcional — dar baixa sem comprovante é perfeitamente normal.
Toque em Confirmar pagamento. A conta passa a Paga e sai da lista de contas a pagar.
(Inserir captura de tela: ../_assets/business-admin/bills-to-pay-1.png)
Errou? Dá para desfazer
Logo depois de confirmar aparece um aviso com o nome da conta e o que foi registrado — por exemplo "SIMPLES Nacional paga · R$ 842,30 em 20/08 via PIX · próxima em 20/09" — e o botão Desfazer. Um toque e a conta volta para A pagar com o valor de antes. Mais tarde, o mesmo está no menu ⋯ da linha, em Desfazer baixa.
Dar baixa em várias contas de uma vez
Se você pagou um bolo de boletos no mesmo dia:
Aparece uma barra com quantas contas você selecionou e o total. Toque em Dar baixa em N.
Informe a data e a forma de pagamento — elas valem para todas as contas selecionadas. Toque em Confirmar pagamento.
Na baixa em lote não se altera o valor
Cada conta é quitada pelo valor que está lançado. Se uma delas veio com valor diferente, dê baixa nela separadamente para poder ajustar. Se alguma conta da seleção já tinha sido paga por outra pessoa, o sistema avisa quantas não puderam ser alteradas e conclui as demais.
Duas formas de ler o resto: Linha do tempo e Extrato
Abaixo do resumo há um botão com duas opções. Elas mostram os mesmos dados respondendo perguntas diferentes — e a escolha fica no endereço da página, então dá para mandar o link do que você está vendo.
Linha do tempo (padrão)
Responde "o que sai do caixa, e quando". No topo aparece quanto sai nos próximos 30 dias, e abaixo as contas vêm enfileiradas por vencimento, em blocos:
- Atrasadas — em vermelho, com os dias de atraso.
- Hoje
- Esta semana
- Próximas semanas
- Previstas pelas recorrências — em cinza tracejado, com Lançar agora.
- Pagas neste mês — as últimas quitadas pela data do pagamento, com link para o extrato completo.
Paguei a conta e ela não apareceu em “Pagas neste mês”?
O bloco Pagas neste mês lista o que saiu da sua conta no mês — pela data do pagamento. Já o extrato organiza as despesas pelo mês a que elas se referem (a data da despesa). Uma conta de julho que você pagou em agosto entra em Pagas neste mês de agosto e continua no extrato de julho. Ao dar baixa numa conta de outro mês, o app avisa em qual extrato ela ficou.
Aqui a baixa acontece dentro da própria linha: toque em Dar baixa e o formulário abre logo abaixo, sem cobrir a lista. Confirme valor, data, forma de pagamento e comprovante e toque em Dar baixa de novo.
Vendo uma unidade só? Fique de olho na faixa “Sem unidade”
Quando você está com uma unidade selecionada no topo da tela, os números mostram apenas as despesas daquela unidade. As despesas lançadas como Sem unidade (negócio todo) aparecem numa faixa própria, com o total e o link Ver todas as unidades — elas não entram no total da unidade, de propósito, para o mesmo custo não ser contado duas vezes.
A coluna da direita
No computador, ao lado da linha do tempo aparecem três painéis: Saída prevista do mês (com a divisão entre pago e a pagar), Por categoria (para onde o dinheiro foi, com link para o orçamento) e Recorrentes ativas, onde você pode lançar a próxima cobrança de uma regra ou pausá-la sem sair da página.
Extrato
Responde "quanto eu gastei em agosto". É a lista do mês, com navegação de mês a mês:
- Abas Todas, A pagar, Pagas e Previstas.
- Busca por fornecedor ou descrição e filtro por categoria.
- As linhas ficam agrupadas por dia, com o total gasto naquele dia.
- As previstas aparecem no fim, em cinza tracejado, com a data em que serão geradas.
Resumo no topo da tela de Despesas
A tela principal de Despesas traz um resumo em cartões:
- Total do período — quanto o negócio gastou no período escolhido (este mês, mês passado ou últimos 90 dias), com a comparação contra o período anterior de mesmo tamanho e um gráfico das últimas 12 semanas.
- Vencem em 7 dias e Vencidas — retratos de hoje: não mudam quando você troca o período. Toque no cartão para filtrar a lista e ver exatamente quais contas são.
- Maior categoria — para onde o dinheiro mais foi no período.
- % da receita — quanto da receita do período as despesas consumiram. Subir é sinal de atenção, por isso a seta para cima aparece em vermelho.
Previsão de contas a pagar
Na página Recorrentes há um painel de previsão: ele soma o que você já tem lançado com o que as suas recorrências ainda vão gerar, para os próximos 30, 60 ou 90 dias.
Cada linha vem marcada:
- Lançado — a conta já existe. Dá para dar baixa ou editar hoje.
- Previsto — a cobrança ainda vai ser criada, na data indicada. Ela não existe como despesa ainda, então não aparece em relatório nem em nenhum total de gasto até chegar o dia.
Previsto não é dívida lançada
O previsto serve para você enxergar o que vem pela frente e se programar. Ele não entra em nenhum relatório de despesa, nem no orçamento, nem no resultado — só vira despesa de verdade no dia da cobrança, ou quando você usa Lançar agora. Veja Criar despesas recorrentes.
O que acontece em seguida
- Ao dar baixa, o status muda de A pagar para Paga e fica registrada a data, a forma de pagamento e o comprovante.
- A conta deixa de aparecer nas contas a pagar e no bloco Precisa de você.
- O registro continua no extrato, agora como gasto pago.
- Contas que ainda não venceram continuam esperando o pagamento.
Atenção aos detalhes
Sem data de vencimento, não entra na lista
Uma despesa A pagar que ficou sem data de vencimento não aparece nas contas a pagar. Se você quer acompanhar o vencimento, edite a despesa e informe a data de vencimento.
Dar baixa não mexe no caixa
Dar baixa registra o pagamento na tela de Despesas, mas não mexe no Caixa nem no dinheiro da gaveta. Se você pagou em dinheiro do caixa, registre também uma sangria no Caixa — veja Registrar movimentação de caixa. Os dois controles não são sincronizados.
A baixa vale só para aquela cobrança
Dar baixa numa cobrança que veio de uma recorrência quita apenas aquela. A próxima entra normalmente como A pagar na data seguinte — a recorrência continua ativa.
Despesas recorrentes viram contas a pagar sozinhas
Se você configurou uma despesa recorrente (aluguel, mensalidade), todo mês o sistema cria automaticamente uma nova conta A pagar com vencimento — ela aparece aqui sem você precisar lançar. Veja Criar despesas recorrentes.
Perguntas frequentes
Onde vejo só as contas que ainda preciso pagar? No bloco Precisa de você, no topo da tela; na Linha do tempo, que enfileira tudo por vencimento; e na aba A pagar do extrato do mês.
Qual das duas visões devo usar? A Linha do tempo para tocar o dia a dia — ela responde o que vence e quando. O Extrato quando você precisa procurar um lançamento específico, filtrar por categoria ou dar baixa em várias contas de uma vez.
Paguei a conta. Como dou baixa? Toque em Dar baixa na linha da conta, confira valor, data e forma de pagamento, e confirme. Na Linha do tempo o formulário abre dentro da linha; no Extrato e no bloco Precisa de você, num painel lateral. Os campos são os mesmos.
Paguei um valor diferente do lançado. E agora? Ajuste o campo Valor pago no painel de baixa. A despesa passa a valer esse novo valor.
Dei baixa sem querer. Dá pra voltar? Sim. Use Desfazer no aviso que aparece logo após confirmar, ou Desfazer baixa no menu ⋯ da linha. A conta volta para A pagar.
A cobrança da recorrência ainda não apareceu e eu já paguei. O que faço? Use Lançar agora na linha Prevista e escolha Lançar e dar baixa agora. A cobrança entra já paga e não é duplicada quando a data chegar.
Uma conta venceu e não paguei. O que acontece? Nada é cobrado automaticamente — a plataforma não paga contas por você. A despesa continua A pagar, agora marcada como Vencida, até você dar baixa.
Dar baixa aparece no faturamento ou no lucro? Não. O pagamento de uma conta é registrado como despesa, mas a plataforma ainda não cruza despesas com faturamento para calcular lucro (DRE).
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