Administrador · Despesas
Como criar despesas recorrentes
Crie um modelo de despesa que se repete sozinha: diária, semanal, mensal ou anual, a cada quantos períodos você quiser, com ou sem data para acabar. O sistema gera uma nova conta A pagar em cada cobrança. Você pode pausar, retomar, editar e excluir quando quiser.
Antes de começar
- Você precisa ter perfil de administrador do estabelecimento.
- A página fica em Despesas, no grupo Financeiro do menu lateral.
- Tenha em mente o valor, a forma de pagamento e quando a conta vence.
Recorrente é um modelo, não uma despesa única
Uma despesa recorrente é um modelo. Ela não é um gasto já lançado — é a regra que faz o sistema criar uma nova despesa A pagar a cada cobrança. Boa para aluguel, mensalidades, diarista, salários fixos e contratos.
Passo a passo
Não encontra Despesas em Financeiro? No modo simples, essa tela só aparece depois da primeira despesa. No rodapé do menu (no celular, toque antes em Mais), toque em Modo simples, ligue Mostrar ao lado de Despesas e toque em Salvar — ou toque em Modo completo. A busca do topo também acha a tela. Veja Como deixar o menu mais simples.
Toque em Nova despesa. É a mesma tela para tudo — uma despesa avulsa e uma recorrência começam do mesmo lugar.
Preencha o valor, a categoria e a forma de pagamento, como em qualquer despesa.
Ligue a chave Esta despesa se repete?. A tela abre a configuração da recorrência.
Escolha a frequência: Diária, Semanal, Mensal ou Anual. Logo abaixo, o campo A cada define o intervalo — "a cada 2 semanas" é quinzenal, "a cada 3 meses" é trimestral.
Na frequência Semanal, marque os dias da semana em que a conta cai. Dá para marcar mais de um. Na Mensal, escolha o dia do mês.
Informe a primeira cobrança — a data da primeira conta. É ela que ancora toda a série.
Em Quando termina, escolha Sem fim definido, Após N cobranças ou Até a data.
Confira o quadro de prévia: ele mostra em uma frase o padrão que você montou ("Toda segunda-feira") e as próximas datas. Se estiver diferente do que você quis, ajuste antes de salvar.
Toque em Criar recorrência. O modelo aparece na página Recorrentes, ativo, já com as próximas datas listadas.
(Inserir captura de tela: ../_assets/business-admin/recurring-expenses-1.png)
O que acontece em seguida
- A cada cobrança, automaticamente, o sistema cria uma nova despesa A pagar com vencimento naquela data.
- Essa despesa aparece junto com as outras nas contas a pagar — veja Acompanhar contas a pagar.
- Quando a conta for paga, você toca em Dar baixa na linha dela. O modelo continua ativo e gera a próxima.
- Se você definiu um fim, ao gerar a última cobrança o modelo se desativa sozinho — não precisa lembrar de pausar.
Como a página Recorrentes se organiza
Na aba Recorrentes, o botão Nova recorrência fica no topo, no mesmo lugar de Nova despesa na outra aba. Abaixo dele vêm quatro números:
- Compromisso fixo por mês — quanto as suas recorrências ativas custam por mês. Uma conta semanal entra pela média do mês, por isso o valor pode vir com ≈.
- Vence nos próximos 30 dias — o que cai nesse período, somando as contas já lançadas e as que ainda vão ser criadas.
- Vencida — o total de cobranças atrasadas, em vermelho, com o nome da mais antiga.
- Pausadas — quantas regras estão paradas e quanto elas deixam de fora da previsão.
Logo abaixo, os filtros Ativas, Pausadas e Todas escolhem quais regras aparecem. Quando alguma regra já lançou a última cobrança, aparece também o filtro Encerradas. As regras com cobrança vencida vêm primeiro; depois, a ordem é a da próxima cobrança.
Cada regra mostra um selo: Ativa (gerando contas), Pausada (parada por você) ou Encerrada (já lançou a última cobrança de um Quando termina e não gera mais nada). Uma regra encerrada fica fora do Compromisso fixo por mês e não tem chave de pausar.
As cobranças de cada recorrência
Cada linha é uma regra. Abaixo dela aparecem só as cobranças em aberto, cada uma com Dar baixa:
- A pagar · lançada em Despesas — a cobrança já existe como conta a pagar.
- Vencida há N dias — a mesma coisa, com o atraso em destaque.
- Prevista · entra sozinha na data — ainda não existe como conta, mas você já pode pagá-la. As duas próximas aparecem, com o valor marcado com ≈.
Tocar no nome da regra abre a ficha dela: os números da regra, as cobranças em aberto, as próximas e as últimas pagas, e um card para editar cada parte (veja Como editar uma despesa recorrente). No ⋯ da regra, Abrir ficha leva ao mesmo lugar, Ver no extrato abre o extrato filtrado pela categoria dela, Pausar (ou Retomar) faz o mesmo que a chave, e Excluir apaga a regra (veja Como excluir uma despesa recorrente).
No celular
Cada regra vira uma linha curta com a próxima cobrança e o botão Dar baixa. Toque no nome da regra para ver as outras cobranças, a chave de pausar, o ⋯ e o botão Abrir ficha.
Logo depois de criar uma recorrência
Assim que você salva a regra, aparece um aviso amarelo dizendo em que data a primeira cobrança entra em Despesas e por quanto. Ele oferece duas saídas:
- Dar baixa agora — registra o pagamento dessa primeira cobrança já (útil quando você acabou de pagar e só depois cadastrou a recorrência).
- Deixar automático — fecha o aviso. A cobrança entra sozinha na data.
Nenhuma das duas é obrigatória
Fechar o aviso não desliga nada. A recorrência continua ativa e gera a cobrança normalmente na data.
Dar baixa numa cobrança que ainda é prevista
Cobranças recorrentes só entram em Despesas na data do vencimento. Se você pagou antes, pagou um valor diferente ou pagou de outra forma, dê baixa direto na cobrança prevista:
Na página Recorrentes, no bloco Precisa de você ou na linha do tempo de Despesas, toque em Dar baixa na cobrança prevista.
Abre o mesmo painel de uma conta já lançada, preenchido com o valor e a forma de pagamento da recorrência. Ajuste o que for diferente: Valor pago, Data do pagamento, Forma de pagamento, a Unidade (se você tiver mais de uma) e o Comprovante. Se o valor mudou, o painel mostra a diferença em relação ao previsto.
Toque em Confirmar pagamento. A cobrança entra em Despesas já paga, numa gravação só.
Ainda não pagou? Use Ainda não pagou? Só lançar como a pagar, no rodapé do painel: a cobrança entra em Despesas como conta a pagar, com o valor que você digitou. Para mudar o valor ou o vencimento de uma cobrança que ainda vai chegar, sem dar baixa, use Mudar valor ou data desta conta no menu ⋯ da linha prevista, em Despesas.
A baixa vale só para esta cobrança
Mudar o valor ou a forma de pagamento na baixa não muda a recorrência: as próximas cobranças continuam previstas com o valor do cadastro, e o painel mostra esse aviso. Se o valor novo vale daqui pra frente (o aluguel subiu, por exemplo), marque Usar R$ … nas próximas cobranças (com o valor que você digitou) antes de confirmar — só assim a previsão muda.
Data do pagamento no futuro
Se você escolher uma data que ainda não chegou, o painel avisa e oferece dois caminhos: Lançar a pagar naquela data (a conta fica a pagar com esse vencimento, e você dá baixa quando pagar) ou Já paguei, registrar assim.
Pagar antes não duplica a conta
A despesa é criada com a data de competência da cobrança original. Quando o dia chegar, a geração automática reconhece que ela já existe e não cria uma segunda. As datas seguintes da recorrência continuam iguais.
Previsão de contas a pagar
No computador, a coluna da direita da aba Recorrentes mostra a previsão. Ela soma o que você já tem lançado com o que as suas recorrências ainda vão gerar nos próximos 30, 60 ou 90 dias. No celular, ela fica depois da lista de regras.
Cada linha traz a data, o nome da conta e o valor. As contas que já existem mostram o valor exato; as que ainda vão ser criadas mostram o valor com ≈, porque ainda não existem como despesa e não entram em relatório nem no total de gasto até chegar o dia.
Embaixo da previsão, Por categoria mostra quanto as recorrências ativas custam por mês em cada categoria, com um atalho para a aba Categorias.
Previsto não é dívida lançada
O previsto serve para você enxergar o que vem pela frente e se programar. Ele não entra em nenhum relatório de despesa nem no resultado — só vira despesa de verdade no dia da cobrança, ou quando você dá baixa nele. Na aba Despesas, ele aparece apenas como Previsto dentro de Ainda sai, no resumo do mês, com o valor marcado com ≈. Na aba Categorias, aparece tracejado na barra do teto, separado do que já foi lançado.
Atenção aos detalhes
A prévia é a fonte da verdade
As datas do quadro de prévia são exatamente as datas em que as contas vão ser criadas — não é uma estimativa. Se a prévia mostra o que você espera, o resultado vai ser aquele.
Primeira cobrança e dia do mês são coisas diferentes
Na frequência Mensal, a primeira cobrança é a data da primeira conta, e o dia do mês vale das seguintes em diante. Se você marcar a primeira para 10/08 e o dia do mês como 1, a primeira conta vence em 10/08 e as próximas no dia 1 de cada mês. Por isso o dia do mês já vem preenchido com o dia da primeira cobrança — só mude se quiser mesmo essa diferença.
Tem mais de uma unidade? A recorrência fica vinculada à unidade
Com mais de uma unidade, escolha a Unidade ao criar a recorrência (ex.: aluguel mensal da unidade Barra Bonita). Cada despesa gerada já nasce vinculada àquela unidade — aparecendo no resultado e no fluxo de caixa dela. Deixe em Sem unidade (negócio todo) para custos fixos do negócio inteiro — cada conta gerada assim aparece na faixa Sem unidade quando você estiver vendo uma unidade específica.
O dia do mês vai de 1 a 28
O dia do mês aceita apenas valores de 1 a 28. Isso garante que a conta seja gerada todo mês, inclusive em fevereiro. Não dá para escolher dia 29, 30 ou 31.
A conta gerada nasce “A pagar”, não “Paga”
A despesa criada automaticamente sempre entra como A pagar — o sistema não marca como paga sozinho nem desconta de lugar nenhum. Você confere e dá baixa quando o pagamento for feito. E lembre: isso não mexe no Caixa.
Pause em vez de apagar quando der uma folga
Vai ficar um tempo sem aquela despesa (ex.: cancelou um contrato temporariamente)? Pause o modelo pela chave na lista. Enquanto pausado, ele para de gerar contas novas. Quando voltar, é só retomar.
Perguntas frequentes
Consigo cadastrar uma conta que vence toda semana? Sim. Escolha a frequência Semanal e marque os dias da semana. Para quinzenal, use Semanal com a cada 2 semanas.
E uma que só acontece uma vez por ano, como o seguro? Escolha Anual. A cobrança cai todo ano no mesmo dia e mês da primeira cobrança.
Como faço uma recorrência que acaba depois de um número de parcelas? Em Quando termina, escolha Após e informe quantas cobranças. A primeira já conta. Depois da última, a regra aparece como Encerrada e não gera mais nada.
Como pauso uma despesa recorrente? Na página Recorrentes, use a chave ao lado do modelo ou ⋯ → Pausar. Ele para de gerar contas novas até você retomar. Para achar uma regra pausada, use o filtro Pausadas.
Pausar apaga as contas que já tinham sido geradas? Não. Pausar só impede novas gerações. As contas que já apareceram continuam lá até você dar baixa ou editá-las. Uma regra pausada também deixa de mostrar cobranças previstas.
Mudei o valor do aluguel. Como atualizo? Abra a ficha da regra e edite o card Valor e pagamento. Outro caminho: na próxima vez que der baixa numa cobrança dessa recorrência, digite o valor novo e marque Usar R$ … nas próximas cobranças. Nos dois casos, as contas que já foram lançadas continuam como estão, e você pode editar cada uma individualmente se precisar. Para mudar a frequência ou as datas, use o card Calendário da ficha — veja Como editar uma despesa recorrente.
O sistema paga a conta sozinho no dia do vencimento? Não. Ele só cria a despesa A pagar. O pagamento é por sua conta.
Paguei a cobrança antes de ela aparecer. Como registro? Toque em Dar baixa na cobrança prevista, confira valor, data e forma de pagamento e confirme. Ela entra já paga e não é duplicada quando a data chegar.
Dar baixa numa cobrança prevista mexe nas próximas datas da recorrência? Não. A regra continua com o mesmo calendário e com o mesmo valor — só muda o valor se você marcar Usar R$ … nas próximas cobranças (com o valor que você digitou).
A conta recorrente entra no caixa automaticamente? Não. Despesas (recorrentes ou não) são separadas do Caixa e não são sincronizadas com o dinheiro da gaveta.
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