Administrador · Despesas
Como criar despesas recorrentes
Crie um modelo de despesa que se repete sozinha: diária, semanal, mensal ou anual, a cada quantos períodos você quiser, com ou sem data para acabar. O sistema gera uma nova conta A pagar em cada cobrança. Você pode pausar e retomar quando quiser.
Antes de começar
- Você precisa ter perfil de administrador do estabelecimento.
- A página fica em Despesas, no grupo Financeiro do menu lateral.
- Tenha em mente o valor, a forma de pagamento e quando a conta vence.
Recorrente é um modelo, não uma despesa única
Uma despesa recorrente é um modelo. Ela não é um gasto já lançado — é a regra que faz o sistema criar uma nova despesa A pagar a cada cobrança. Boa para aluguel, mensalidades, diarista, salários fixos e contratos.
Passo a passo
Toque em Nova despesa. É a mesma tela para tudo — uma despesa avulsa e uma recorrência começam do mesmo lugar.
Preencha o valor, a categoria e a forma de pagamento, como em qualquer despesa.
Ligue a chave Esta despesa se repete?. A tela abre a configuração da recorrência.
Escolha a frequência: Diária, Semanal, Mensal ou Anual. Logo abaixo, o campo A cada define o intervalo — "a cada 2 semanas" é quinzenal, "a cada 3 meses" é trimestral.
Na frequência Semanal, marque os dias da semana em que a conta cai. Dá para marcar mais de um. Na Mensal, escolha o dia do mês.
Informe a primeira cobrança — a data da primeira conta. É ela que ancora toda a série.
Em Quando termina, escolha Sem fim definido, Após N cobranças ou Até a data.
Confira o quadro de prévia: ele mostra em uma frase o padrão que você montou ("Toda segunda-feira") e as próximas datas. Se estiver diferente do que você quis, ajuste antes de salvar.
Toque em Criar recorrência. O modelo aparece na página Recorrentes, ativo, já com as próximas datas listadas.
(Inserir captura de tela: ../_assets/business-admin/recurring-expenses-1.png)
O que acontece em seguida
- A cada cobrança, automaticamente, o sistema cria uma nova despesa A pagar com vencimento naquela data.
- Essa despesa aparece junto com as outras nas contas a pagar — veja Acompanhar contas a pagar.
- Quando a conta for paga, você toca em Dar baixa na linha dela. O modelo continua ativo e gera a próxima.
- Se você definiu um fim, ao gerar a última cobrança o modelo se desativa sozinho — não precisa lembrar de pausar.
As cobranças de cada recorrência
Cada linha da página Recorrentes é uma regra. Abaixo dela fica o bloco Cobranças, com as próximas cobranças daquela regra e a ação certa para cada estado:
- Lançada em Despesas — a cobrança já existe como conta a pagar. Toque em Dar baixa para quitá-la sem sair daqui.
- Vencida há N dias — a mesma coisa, com o atraso em destaque.
- Prevista · será lançada na data — ainda não existe. Toque em Lançar agora para antecipá-la.
Logo depois de criar uma recorrência
Assim que você salva a regra, aparece um aviso amarelo dizendo em que data a primeira cobrança entra em Despesas e por quanto. Ele oferece duas saídas:
- Lançar agora — traz essa primeira cobrança para já, para você dar baixa (útil quando você acabou de pagar e só depois cadastrou a recorrência).
- Deixar automático — fecha o aviso. A cobrança entra sozinha na data.
Nenhuma das duas é obrigatória
Fechar o aviso não desliga nada. A recorrência continua ativa e gera a cobrança normalmente na data.
Antecipar uma cobrança (Lançar agora)
Cobranças recorrentes só entram em Despesas na data do vencimento. Se você pagou antes — ou quer a conta já lançada para se organizar — use Lançar agora:
Na página Recorrentes (ou no bloco Precisa de você, em Despesas), toque em Lançar agora na cobrança prevista.
Escolha o que fazer: Lançar e dar baixa agora (entra já paga, com a data de hoje) ou Só lançar como a pagar (entra no extrato com o vencimento original).
Confira o valor — vem preenchido com o valor da recorrência — e toque em Lançar cobrança.
Antecipar não duplica a conta
A despesa é criada com a data de competência da cobrança original. Quando o dia chegar, a geração automática reconhece que ela já existe e não cria uma segunda. A recorrência continua igual, sem mudar as datas seguintes.
Atenção aos detalhes
A prévia é a fonte da verdade
As datas do quadro de prévia são exatamente as datas em que as contas vão ser criadas — não é uma estimativa. Se a prévia mostra o que você espera, o resultado vai ser aquele.
Primeira cobrança e dia do mês são coisas diferentes
Na frequência Mensal, a primeira cobrança é a data da primeira conta, e o dia do mês vale das seguintes em diante. Se você marcar a primeira para 10/08 e o dia do mês como 1, a primeira conta vence em 10/08 e as próximas no dia 1 de cada mês. Por isso o dia do mês já vem preenchido com o dia da primeira cobrança — só mude se quiser mesmo essa diferença.
Tem mais de uma unidade? A recorrência fica vinculada à unidade
Com mais de uma unidade, escolha a Unidade ao criar a recorrência (ex.: aluguel mensal da unidade Barra Bonita). Cada despesa gerada já nasce vinculada àquela unidade — aparecendo no resultado e no fluxo de caixa dela. Deixe em Sem unidade (negócio todo) para custos fixos do negócio inteiro — cada conta gerada assim aparece na faixa Sem unidade quando você estiver vendo uma unidade específica.
O dia do mês vai de 1 a 28
O dia do mês aceita apenas valores de 1 a 28. Isso garante que a conta seja gerada todo mês, inclusive em fevereiro. Não dá para escolher dia 29, 30 ou 31.
A conta gerada nasce “A pagar”, não “Paga”
A despesa criada automaticamente sempre entra como A pagar — o sistema não marca como paga sozinho nem desconta de lugar nenhum. Você confere e dá baixa quando o pagamento for feito. E lembre: isso não mexe no Caixa nem calcula lucro.
Pause em vez de apagar quando der uma folga
Vai ficar um tempo sem aquela despesa (ex.: cancelou um contrato temporariamente)? Pause o modelo pela chave na lista. Enquanto pausado, ele para de gerar contas novas. Quando voltar, é só retomar.
Perguntas frequentes
Consigo cadastrar uma conta que vence toda semana? Sim. Escolha a frequência Semanal e marque os dias da semana. Para quinzenal, use Semanal com a cada 2 semanas.
E uma que só acontece uma vez por ano, como o seguro? Escolha Anual. A cobrança cai todo ano no mesmo dia e mês da primeira cobrança.
Como faço uma recorrência que acaba depois de um número de parcelas? Em Quando termina, escolha Após e informe quantas cobranças. A primeira já conta. Ao gerar a última, o modelo se desativa sozinho.
Como pauso uma despesa recorrente? Na página Recorrentes, use a chave ao lado do modelo. Ele para de gerar contas novas até você retomar.
Pausar apaga as contas que já tinham sido geradas? Não. Pausar só impede novas gerações. As contas que já apareceram continuam lá até você dar baixa ou editá-las. Uma regra pausada também deixa de mostrar cobranças previstas.
Mudei o valor do aluguel. Como atualizo? Hoje o modelo recorrente não é editável: pause o antigo e crie um novo com o valor certo. As contas já geradas continuam como estão, e você pode editar cada uma individualmente se precisar.
O sistema paga a conta sozinho no dia do vencimento? Não. Ele só cria a despesa A pagar. O pagamento é por sua conta.
Paguei a cobrança antes de ela aparecer. Como registro? Use Lançar agora na cobrança prevista e escolha Lançar e dar baixa agora. Ela entra já paga e não é duplicada quando a data chegar.
Antecipar uma cobrança mexe nas próximas datas da recorrência? Não. A regra continua com o mesmo calendário — só aquela cobrança foi trazida para a frente.
A conta recorrente entra no caixa automaticamente? Não. Despesas (recorrentes ou não) são separadas do Caixa e não são sincronizadas com o dinheiro da gaveta.
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