Administrador · Despesas
Como registrar uma despesa
Acesse Despesas no menu lateral (grupo Financeiro), toque em Nova despesa, informe o valor, a categoria e a forma de pagamento, e escolha o status: Paga (já saiu o dinheiro) ou A pagar (vai vencer mais pra frente).
Antes de começar
- Você precisa ter perfil de administrador do estabelecimento. Recepção e profissionais não veem a tela de Despesas.
- A página fica em Despesas, no grupo Financeiro do menu lateral.
- Você não precisa estar com o caixa aberto. Uma conta paga por Pix, transferência, cartão ou boleto entra aqui sem mexer na gaveta.
Pagou com dinheiro da gaveta? A despesa já tira do caixa
Quando a forma de pagamento é Dinheiro e a despesa está Paga, aparece a chave Saiu do caixa, já ligada. Com ela ligada, o valor sai do caixa da unidade da despesa, no dia da despesa — a tela mostra de qual caixa antes de você salvar. Não registre uma sangria separada para o mesmo pagamento: o valor sairia duas vezes. Se o dinheiro saiu do seu bolso ou da conta do banco, desligue a chave.
A mesma tela serve para conta que se repete
Nova despesa é o único ponto de entrada. Se o gasto se repete (aluguel, diarista, mensalidade), ligue a chave Esta despesa se repete? dentro da própria tela e configure a frequência — veja Criar despesas recorrentes.
Passo a passo
Não encontra Despesas em Financeiro? No modo simples, essa tela só aparece depois da primeira despesa. No rodapé do menu (no celular, toque antes em Mais), toque em Modo simples, ligue Mostrar ao lado de Despesas e toque em Salvar — ou toque em Modo completo. A busca do topo também acha a tela. Veja Como deixar o menu mais simples.
Toque em Nova despesa no topo da tela. No celular, é o botão + ao lado do título.
1500,00).Escolha a categoria da despesa (Aluguel, Salários, Fornecedores, Impostos, Utilidades, Marketing ou Outros — ou uma categoria que você mesmo criou).
Escolha a forma de pagamento: Dinheiro, Pix, Transferência, Cartão, Boleto ou Outro.
Defina a Situação: Paga, se o dinheiro já saiu, ou A pagar, se a conta ainda vai vencer. Em A pagar, informe também o Vencimento.
Se a despesa é Paga em Dinheiro, confira a chave Saiu do caixa. Ligada, o valor sai do caixa indicado logo abaixo dela (ex.: "Sai do caixa da unidade Centro de hoje"). Desligue se o dinheiro não saiu da gaveta.
Se quiser, anexe o boleto ou a nota fiscal em Boleto ou nota. Aceita PDF ou imagem, até 5 MB.
Se quiser, preencha os campos opcionais: uma descrição (ex.: "Energia — conta de maio") e o nome do fornecedor.
(Inserir captura de tela: ../_assets/business-admin/record-expense-1.png)
O que acontece em seguida
- A despesa entra na lista de despesas do estabelecimento, com valor, categoria, forma de pagamento e status.
- Se você marcou Paga, ela já fica registrada como gasto quitado e entra no Pago e no Saldo do resumo do mês, no topo da tela.
- Se você marcou A pagar e informou uma data de vencimento, ela aparece também na visão de contas a pagar — veja Acompanhar contas a pagar.
- Você pode filtrar e revisar as despesas por categoria e por período direto na tela.
- Se você anexou um boleto ou nota, o arquivo aparece como link na linha da despesa — dá para abrir sem precisar entrar no lançamento.
Atenção aos detalhes
Tem mais de uma unidade? Escolha a unidade da despesa
Se o seu negócio tem mais de uma unidade, o formulário mostra o campo Unidade. Use-o para dizer a que unidade a despesa pertence (ex.: aluguel da unidade São Miguel) — assim ela entra no resultado (DRE) e no fluxo de caixa daquela unidade. Deixe em Sem unidade (negócio todo) para custos do negócio inteiro (ex.: contador, assinatura de software) — nesse caso a despesa não entra no total de nenhuma unidade: ela aparece na faixa Sem unidade enquanto você estiver vendo uma unidade, e nos números normais quando você estiver vendo todas as unidades. O campo já vem preenchido com a unidade que você está visualizando no momento; troque se precisar. Negócios com uma só unidade não veem esse campo.
Quem tem acesso só a algumas unidades não vê a opção do negócio inteiro: a despesa sempre fica numa das unidades dessa pessoa. Em Minhas unidades, o campo começa vazio e pede Escolha a unidade desta despesa — nada é lançado numa unidade que ninguém escolheu.
A pagar precisa de data de vencimento
Para uma despesa aparecer na lista de contas a pagar, ela precisa estar com status A pagar e ter uma data de vencimento. Sem a data de vencimento, ela fica registrada, mas não entra no acompanhamento de vencimentos.
Tem mais de uma unidade? O caixa é o da unidade da despesa
Com Saiu do caixa ligada, o dinheiro sai do caixa da unidade escolhida no campo Unidade — nunca de outro caixa que esteja aberto. Se a despesa estiver em Sem unidade (negócio todo), a tela pede Escolha a unidade para saber de qual caixa o dinheiro saiu.
Despesa de dia passado com o caixa já fechado
Se a data da despesa é de um dia cujo caixa já foi fechado, a tela avisa que o caixa desse dia já foi fechado. Reabra o caixa daquele dia e lance de novo, ou desligue Saiu do caixa para registrar só a despesa. O fechamento não muda sozinho.
Despesa não entra no faturamento do Caixa
Registrar uma despesa aqui não altera o faturamento do Caixa — só o dinheiro da gaveta, quando Saiu do caixa está ligada. Ela entra no relatório DRE (Lucro & Prejuízo) pelo mês da despesa e, quando está Paga, no Pago e no Saldo do resumo que abre a tela de Despesas, pela data do pagamento.
Use o fornecedor e a descrição para se organizar
Preencher o nome do fornecedor e uma descrição curta ajuda muito a achar e conferir gastos depois — principalmente quando você tem várias contas do mesmo tipo no mês.
Perguntas frequentes
Preciso abrir o caixa para registrar uma despesa? Não. Uma conta paga por boleto, Pix ou transferência entra sem caixa aberto. Uma despesa paga em dinheiro da gaveta, lançada no dia de hoje, abre o caixa do dia se ninguém abriu ainda.
Paguei a conta em dinheiro tirado da gaveta. Registro como despesa ou como caixa? Só como despesa, com Saiu do caixa ligada. O valor sai do caixa sozinho — não lance sangria para o mesmo pagamento.
Lancei uma despesa errada. Consigo corrigir? Sim. Abra a despesa na lista e edite os dados (valor, categoria, forma de pagamento, status, datas). Se ela saiu do caixa, valor, forma de pagamento, data e unidade ficam travados: exclua a despesa — o valor volta para o caixa — e lance de novo.
Posso lançar uma despesa de um dia passado? Sim. Basta ajustar a data da despesa para a data correta em que o gasto aconteceu.
A despesa aparece no relatório de lucro? Sim. Ela entra no relatório DRE (Lucro & Prejuízo) pelo mês a que se refere (a data da despesa), mesmo que você pague depois. Veja Como ver seu lucro (DRE).
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