Como registrar uma despesa

Q: Posso lançar uma despesa de um dia passado?

Sim. Basta ajustar a data da despesa para a data correta em que o gasto aconteceu.

Antes de começar

Você precisa ter perfil de administrador do estabelecimento. Recepção e profissionais não veem a tela de Despesas.
A página fica em Despesas, no grupo Financeiro do menu lateral.
Você não precisa estar com o caixa aberto. Despesas são independentes do caixa do dia — uma conta paga por Pix, transferência ou boleto entra aqui sem mexer na gaveta.

Despesa não é movimentação de caixa

A tela de Despesas controla os gastos do negócio (aluguel, salários, fornecedores, impostos, contas). É separada do Caixa. Se você tirou dinheiro da gaveta pra pagar algo na hora, isso é uma sangria no Caixa — veja Registrar movimentação de caixa. Os dois registros não são sincronizados automaticamente.

A mesma tela serve para conta que se repete

Nova despesa é o único ponto de entrada. Se o gasto se repete (aluguel, diarista, mensalidade), ligue a chave Esta despesa se repete? dentro da própria tela e configure a frequência — veja Criar despesas recorrentes.

Passo a passo

No menu lateral, dentro do grupo Financeiro, toque em Despesas.

Toque em Nova despesa no topo da tela.

Informe o valor em reais (ex.: 1500,00).

Escolha a categoria da despesa (Aluguel, Salários, Fornecedores, Impostos, Utilidades, Marketing ou Outros — ou uma categoria que você mesmo criou).

Escolha a forma de pagamento: Dinheiro, Pix, Transferência, Cartão, Boleto ou Outro.

Defina o status: - Paga — o dinheiro já saiu. Use para gastos que você já quitou. - A pagar — é uma conta que ainda vai vencer. Nesse caso, informe também a data de vencimento.

Informe a data da despesa (quando o gasto aconteceu ou foi lançado).

Se quiser, anexe o boleto ou a nota fiscal em Boleto ou nota. Aceita PDF ou imagem, até 5 MB.

Se quiser, preencha os campos opcionais: uma descrição (ex.: "Energia — conta de maio") e o nome do fornecedor.

Salve. A despesa passa a aparecer na lista da tela de Despesas.

(Inserir captura de tela: ../_assets/business-admin/record-expense-1.png)

O que acontece em seguida

A despesa entra na lista de despesas do estabelecimento, com valor, categoria, forma de pagamento e status.
Se você marcou Paga, ela já fica registrada como gasto quitado.
Se você marcou A pagar e informou uma data de vencimento, ela aparece também na visão de contas a pagar — veja Acompanhar contas a pagar.
Você pode filtrar e revisar as despesas por categoria e por período direto na tela.
Se você anexou um boleto ou nota, o arquivo aparece como link na linha da despesa — dá para abrir sem precisar entrar no lançamento.

Atenção aos detalhes

Tem mais de uma unidade? Escolha a unidade da despesa

Se o seu negócio tem mais de uma unidade, o formulário mostra o campo Unidade. Use-o para dizer a que unidade a despesa pertence (ex.: aluguel da unidade São Miguel) — assim ela entra no resultado (DRE) e no fluxo de caixa daquela unidade. Deixe em Sem unidade (negócio todo) para custos do negócio inteiro (ex.: contador, assinatura de software) — nesse caso a despesa não entra no total de nenhuma unidade: ela aparece na faixa Sem unidade enquanto você estiver vendo uma unidade, e nos números normais quando você estiver vendo todas as unidades. O campo já vem preenchido com a unidade que você está visualizando no momento; troque se precisar. Negócios com uma só unidade não veem esse campo.

A pagar precisa de data de vencimento

Para uma despesa aparecer na lista de contas a pagar, ela precisa estar com status A pagar e ter uma data de vencimento. Sem a data de vencimento, ela fica registrada, mas não entra no acompanhamento de vencimentos.

Despesa não é descontada do faturamento na tela de Caixa

Registrar uma despesa aqui não altera o faturamento nem os totais do Caixa. Hoje a plataforma ainda não calcula lucro (DRE) cruzando faturamento e despesas. A tela de Despesas é o seu controle de gastos, separado do caixa.

Use o fornecedor e a descrição para se organizar

Preencher o nome do fornecedor e uma descrição curta ajuda muito a achar e conferir gastos depois — principalmente quando você tem várias contas do mesmo tipo no mês.

Perguntas frequentes

Preciso abrir o caixa para registrar uma despesa? Não. Despesas são independentes do caixa. Você pode lançar uma conta paga por boleto, Pix ou transferência sem ter caixa aberto.

Paguei a conta em dinheiro tirado da gaveta. Registro como despesa ou como caixa? Depende do que você quer controlar. Para o controle de gastos do negócio, registre como despesa aqui. Para refletir a saída de dinheiro físico da gaveta, registre uma sangria no Caixa. Como os dois não são sincronizados, se quiser os dois controles, registre nos dois lugares.

Lancei uma despesa errada. Consigo corrigir? Sim. Abra a despesa na lista e edite os dados (valor, categoria, forma de pagamento, status, datas).

Posso lançar uma despesa de um dia passado? Sim. Basta ajustar a data da despesa para a data correta em que o gasto aconteceu.

A despesa aparece no relatório de lucro? Ainda não. A plataforma registra e organiza suas despesas, mas ainda não gera DRE nem cálculo automático de lucro.