Como uso a caixa de Conversas (WhatsApp) da minha barbearia?

Q: Cadê a coluna do cliente que ficava à direita?

Virou o botão Ver cliente, no topo da conversa. O próximo agendamento continua sempre visível, embaixo do nome.

Antes de começar

Papel necessário: Administrador (recepcionistas também têm acesso).
Você só vê conversas da sua barbearia.
As respostas saem pelo número de WhatsApp configurado em ConfiguraçõesWhatsApp.

Conversas aparece no menu mesmo sem WhatsApp Pro

O item Conversas fica sempre visível. Se a sua barbearia ainda não tem WhatsApp Pro, a tela abre mostrando como o atendimento funciona e o caminho para contratar, em vez de simplesmente sumir do menu.

Sem número conectado, nada entra

Tem WhatsApp Pro mas ainda não conectou um número? A tela mostra "Conecte seu WhatsApp" com o botão Conectar WhatsApp, que leva para ConfiguraçõesWhatsApp. Até conectar, chegam aqui apenas as conversas do chat da sua página de agendamento — nenhuma mensagem de WhatsApp entra ou sai.

Acabei de conectar e a lista está vazia

É o esperado: a lista só enche quando alguém escrever para você. Enquanto isso a tela mostra o número que está recebendo mensagens e dois atalhos para tirar a primeira conversa do zero:

Copiar link — copia o link direto do seu WhatsApp (wa.me) para colar na bio do Instagram, no seu perfil do Google e no recibo do agendamento.
Testar agora — abre uma conversa com o seu próprio número, para você ver como a assistente de IA atende um cliente.

O que aparece na tela

Precisam de você (topo da lista): as conversas em que o cliente falou por último e ninguém respondeu. Cada uma leva um ponto âmbar à esquerda, e a mais urgente fica em primeiro — a que está mais perto de estourar o prazo de 24 horas. A conversa sai da seção sozinha assim que alguém responde. Não é um filtro: não há nada para ligar ou desligar.

Todas: o resto, da mais recente para a mais antiga. Cada linha traz o nome, o horário e a prévia da última mensagem. A prévia diz quem falou: Você: quando a resposta saiu da sua mão, IA: quando foi a assistente, e nada quando quem falou foi o cliente.

Busca: o campo no alto da lista procura por nome, telefone ou pelo texto das mensagens. O botão Contatos, ao lado do título, abre a lista de pessoas que já falaram com você.

Conversa: as mensagens do cliente entram à esquerda, em cinza; as suas saem à direita, em amarelo-claro. O horário fica embaixo do balão, junto de quem escreveu (IA · 14:27, ou o nome do colega que respondeu). Separadores de data ("Hoje", "Ontem") organizam a linha do tempo.

Campo de mensagem (embaixo): digite e pressione Enter para enviar (Shift+Enter quebra linha). Dentro do campo ficam três botões: o cadeado vira uma nota interna, a lista abre suas respostas prontas (digitar / continua funcionando) e a seta envia.

O cliente, quando você precisar dele

Logo abaixo do nome, no topo da conversa, fica o próximo agendamento — o único dado que muda o que você vai responder. O resto (total gasto, visitas, faltas, notas internas) abre no botão Ver cliente, num painel por cima da conversa, e fecha quando você terminar. Funciona igual no computador e no celular.

Dali o próximo agendamento abre a ficha completa: é onde você remarca ou cancela, com as mesmas regras da agenda. Última visita conta apenas atendimentos já concluídos, então um horário marcado para a semana que vem não entra nesse número.

Em Nota interna você registra o que o time precisa lembrar ("prefere o Diego", "sempre confirma na véspera"). A nota fica visível para a equipe e nunca é enviada ao cliente.

Quem está respondendo: a IA ou você

Aparece quando o atendimento humano está ativo na sua conta

Se a sua barbearia não tem o atendimento humano habilitado, a assistente responde tudo sozinha e o aviso abaixo não aparece.

Entre o nome do cliente e as mensagens fica uma faixa dizendo quem está atendendo agora e o que acontece se você clicar:

A IA está respondendo por você → Assumir: você entra na conversa e a assistente para de responder ali.
Você está respondendo → Devolver para a IA: a assistente volta a responder essa conversa.

Você não precisa clicar antes de escrever: ao enviar uma mensagem, a IA pausa nessa conversa automaticamente. A faixa é o caminho de volta.

Esse número conta quantas conversas estão esperando uma pessoa — não quantas mensagens você ainda não leu.

A diferença importa. Quase toda conversa da sua barbearia é resolvida pela assistente sozinha: o cliente pergunta, ela responde, ele agenda, e ninguém da equipe precisa abrir nada. Se o número contasse mensagens não lidas, ele cresceria para sempre e mostraria justamente as conversas em que deu tudo certo.

Uma conversa entra nessa conta quando:

o cliente pede para falar com alguém — "quero falar com um atendente", "tem alguém aí?";
a assistente não conseguiu responder a tempo e passou o atendimento para a equipe;
alguém clicou em Assumir naquela conversa.

E sai da conta assim que uma pessoa atende: basta abrir a conversa no painel, responder por aqui, ou responder pelo WhatsApp da loja no seu próprio celular.

O número é da loja inteira, não seu

Quem abrir a conversa primeiro tira ela da fila para todo mundo. É a mesma ideia da fila do balcão: uma pessoa atende, e o próximo da equipe já vê que aquele cliente foi atendido.

O que a IA lembra da conversa

A assistente responde lendo o atendimento atual — a conversa que está acontecendo agora, com a data e a hora de cada mensagem. Um contato do mesmo cliente semanas atrás não entra nessa leitura, e é assim de propósito: um "pode ser amanhã às 14h" dito em outro dia não pode virar decisão de hoje.

Na prática:

Cliente voltou depois de horas ou dias — a assistente sabe que ele já falou com você antes e em que dia foi, mas não repete o que foi combinado naquele contato. Se ele citar algo de lá, ela consulta a agenda em vez de deduzir.
Suas notas internas nunca são lidas pela IA. Elas continuam sendo só para o time.
Os lembretes automáticos (⚡) também não entram na leitura — eles são avisos do sistema, não conversa.

Se você quiser que a assistente saiba algo de forma permanente ("estacionamento na esquina", "não atendemos criança"), coloque em Configurações → Assistente de IA: é de lá que ela tira o que vale para todos os atendimentos.

Mensagens automáticas (⚡)

As notificações que o sistema envia sozinho — confirmação de reserva, lembretes, avisos de assinatura — também aparecem nas conversas, no meio da linha do tempo, com o rótulo ⚡ modelo e o nome do modelo enviado. Na lista, a prévia dessas conversas começa com Automático:. Elas nunca entram em Precisam de você: um lembrete sem resposta não é alguém esperando por você. Quando o cliente responde a uma notificação, a conversa vira uma conversa normal.

A janela de 24 horas do WhatsApp

O WhatsApp só permite resposta livre em até 24 horas após a última mensagem do cliente. Quando o prazo está terminando, aparece um aviso logo acima do campo de mensagem dizendo quanto tempo resta — e essas conversas ficam no topo de Precisam de você. Quando a janela fecha, o campo de texto é substituído pela opção de enviar um modelo aprovado; o texto que você digitou fica guardado e volta se o cliente responder de novo.

Perguntas frequentes

Por que uma conversa está apagada/esmaecida? É uma conversa só de notificações automáticas — o cliente ainda não respondeu. Ela ganha destaque normal assim que ele mandar qualquer mensagem.

Uma conversa apareceu em "Precisam de você" e eu não fiz nada. Como ela sai? Respondendo. A seção lê a conversa, não uma marcação: assim que sair uma resposta sua ou da IA, a conversa desce para Todas sozinha.

A IA acabou de receber a mensagem e a conversa não subiu. A assistente tem alguns minutos para responder antes de a conversa ser considerada parada. Se ninguém estiver com a conversa (nem a IA, nem um colega), ela sobe na hora.

Sumiu o cronômetro de 24 horas do topo da conversa. Ele saiu de lá de propósito: o aviso agora aparece só quando o prazo está acabando, junto do campo onde você vai responder. Enquanto houver tempo de sobra, não há nada para avisar.

Cadê a coluna do cliente que ficava à direita? Virou o botão Ver cliente, no topo da conversa. O próximo agendamento continua sempre visível, embaixo do nome.

Por que não consigo digitar em uma conversa? A janela de 24h fechou. Envie um modelo aprovado ou aguarde o cliente escrever de novo.

O balão mostra só o nome do modelo, não o texto completo. Modelos aprovados pela Meta (reserva, assinatura) exibem o rótulo do modelo; o texto integral fica no WhatsApp do cliente.

O cliente aparece dizendo só "Confirmar" ou "Cancelar". Ele tocou em um botão de confirmação enviado pela assistente (por exemplo, para confirmar um agendamento). O toque entra na conversa como uma mensagem normal do cliente, seguida da resposta da assistente ("✅ Confirmado!"), então o histórico mostra exatamente o que ele viu no celular.